受付システムを比べ始めると、似た説明の製品が多く、どこで違いを見ればよいか分かりにくくなります。実際には、来訪者が何をするか、担当者にどう知らせるか、料金がどう決まるかの 3 点で、製品の性格がほぼ分かれます。ここでは受付システムの種類を整理したうえで、比較するときに確かめる項目と、費用の考え方、無料で試すときの手順をまとめます。
受付システムの 4 つの種類
| 種類 | 来訪者がすること | 担当者への知らせ方 | 向いている場面 |
|---|---|---|---|
| チャット通知型 | タブレットで用件と担当者を選ぶ | チャット・メールなどに通知 | 社内の連絡がチャット中心のオフィス |
| 内線呼び出し型 | タブレットや電話機で担当者を選ぶ | 内線電話で呼び出し | 社内の連絡が電話中心のオフィス |
| QR コード型 | 事前に届いた QR コードをかざす | 通知・内線など | アポイントのある来訪が多いオフィス |
| AI 会話型 | 画面の AI やアバターに話しかける | 通知・内線など | 画面の操作に迷う来訪者が多い場所 |
1 つの製品が複数の方法に対応していることも多く、たとえば「チャット通知型で、アポイントのある来訪は QR コードでも受け付ける」といった組み合わせが一般的です。
比較するときに確かめる 8 つの項目
- 担当者への知らせ方：社内で使っているチャット（Google Chat・Slack・Microsoft Teams など）や内線に対応しているか。知らせる先を個人にできるか、スペースやチャンネルにできるか
- 来訪者の操作：担当者を名前の一部や部署で探せるか。用件を選ぶ画面の文言を自社に合わせて変えられるか
- 担当者が分からないとき：代表の窓口に知らせる、人を呼ぶボタンを置く、など逃げ道があるか
- 事前の来訪予定：来訪の予定を登録し、来訪者に QR コードやリンクを送れるか
- 来訪の記録：日時・用件・担当者・来訪者の記録が残るか。CSV などで書き出せるか。保存の期間はどうか
- 端末：iPad などのタブレットのブラウザで動くか、専用のアプリや機器が要るか。端末をなくしたときに止められるか
- 管理とログイン：管理画面の権限を分けられるか。パスキーやメールのリンクなど、パスワードに頼らないログインができるか
- 料金の決まり方：月額の基準（端末の台数・社員数・受付の件数）、初期費用、従量の料金の有無
自社にとって外せない項目を 2〜3 個に絞ってから製品を見ると、比較がしやすくなります。多くのオフィスでは 1 の「社内で使っているチャットに届くか」が最初の分かれ目です。
受付システムの費用の考え方
受付システムの費用は、主に次の組み合わせです。
- 月額：無料から、端末の台数・社員数・機能で決まるものまで
- 初期費用：かからない製品と、設定の代行などでかかる製品がある
- 端末：タブレットと、受付に置くスタンドなどの代金
- 従量の料金：AI の会話の時間や、電話の通話料に応じてかかるもの
月額だけを並べると安く見えても、端末の台数や従量の料金で差が出ることがあります。比較するときは、自社の来訪の件数と端末の台数をもとに、1 年間の合計で見積もるのが確実です。
無料で始められる受付システムを試すときの手順
- 社員の一覧と用件を登録する：来訪者が選ぶ社員と、アポイント・配達・面接などの用件を入れます
- 通知先をつなぐ：社内のチャットに試しの通知を送り、担当者に届くかを確かめます
- 受付に置いて数日動かす：受付の担当者が近くにいる状態で使い、来訪者が迷う場面を記録します
- 記録を見返す：来訪の件数、担当者に知らせるまでの時間、人を呼んだ回数を確かめます
- 足りない機能を洗い出す：無料の範囲で足りるか、有料のプランやオプションが必要かを判断します
まとめ｜社内の連絡の流儀に合うものから
受付システムは、担当者への知らせ方が社内の連絡の流儀に合っているかで使い勝手が大きく変わります。知らせ方で候補を絞り、担当者が分からないときの逃げ道、記録、料金の決まり方を確かめてから、無料の範囲で試すのが確実です。
シャノンが開発し、株式会社MFPが提供する「AIレセプト」は、チャット通知型の受付システムで、知らせる先は Google Chat のスペースです。タブレットでの受付、社員名簿、来訪予定と QR コードの受付、受付の記録と CSV は無料、初期費用もかかりません。来訪者がアバターに話しかけて受付する AI アバター受付は、有料のオプションです（料金は公式サイトに掲載）。ログインはメールのリンク・パスキー・Google アカウントに対応しています。詳しくは公式サイトをご覧ください。
よくある質問
受付システムにはどんな種類がありますか？
来訪者がタブレットで担当者を選んでチャットなどに知らせる型、タブレットや電話機から内線で担当者を呼ぶ型、事前に送った QR コードで受付する型、AI と会話して受付する型があります。1 つの製品が複数の方法に対応していることもあります。
受付システムの費用相場はどのくらいですか？
月額は、無料で始められるものから、端末の台数・社員数・機能で決まるものまで幅があります。ほかに、タブレットなどの端末の代金、製品によっては初期費用や、AI の会話の時間に応じた料金がかかります。比較するときは月額だけでなく、1 年間の合計で見積もるのが確実です。
無料の受付システムはありますか？
あります。無料のプランやお試しの期間を用意している製品があります。無料の範囲で使える機能（通知先、社員の登録数、記録の保存、端末の台数）は製品ごとに違うので、自社の使い方で足りるかを確かめてから選びます。
