PDF・Word・新旧対照表・CSV と形式の違う出力を、一つの仕組みに

同社は、企業や法人に向けて、就業規則をはじめとする社内の規程やマニュアルを管理する SaaS を提供しています。既存の規程のファイルの取り込みから、下書き、承認、公開、改定の管理、従業員による既読の確認までを一つの画面で扱えることが特徴で、製造業や医療・福祉、建設、情報サービスなど、さまざまな業種の企業に利用されています。

規程の管理は画面の中だけで完結するものではなく、印刷して備え付ける、行政に届け出る、社内で配布する、監査に備えて記録を残すといった場面で、必ず書面やファイルの出力が伴います。同社は 2026 年 10 月、こうした出力を DocRelay にまとめました。形式の異なる出力をどのように一つの仕組みに集めたのか、その過程をたどります。

規程の整備と改定に付いて回る、さまざまな書面

企業の規程は、作成して終わりではありません。法令の改正や組織の変化に合わせて改定を重ね、そのたびに改定の内容を従業員に周知し、必要に応じて行政に届け出ます。就業規則を変更した場合には労働基準監督署への届出が必要となり、その際には変更前と変更後を比べた新旧対照表を添えることが一般的です。

時間外労働に関する協定をはじめとする労使協定も、決められた事項を記載した書面として整え、労働者の代表との間で締結する必要があります。規程管理のサービスにとって、こうした書面を正確に作成できることは、利用する企業の実務を支えるうえで欠かせない機能です。

一方で、利用する企業が求める出力の形式はさまざまです。社内での閲覧や備え付けには体裁の整った PDF が適していますが、届出の前に社内で文言を調整したい場合には、編集できる Word の形式が求められます。従業員がどの規程を読んだかという既読の記録や、誰がいつ何を操作したかという監査の記録は、表計算ソフトで集計できる CSV で手元に残したいという要望があります。

同じ規程の情報を出発点にしながら、用途によって必要な形式が異なる。この点が、規程管理のサービスにおける出力の難しさでした。

さらに、規程管理のサービスでは、出力された書面そのものが利用する企業の正式な文書として扱われます。社内の掲示や配布に使われるだけでなく、監督官庁への届出や監査の場で示されることもあります。画面上の見た目が整っていても、出力した書面に崩れがあれば、利用する企業の信頼を損ないかねません。出力の品質は、サービスの品質と同じ重みを持っていました。

形式ごとに異なる出力の処理と、それぞれの悩み

同社はこれまで、出力の形式ごとに別々の処理を開発していました。PDF の出力、Word の出力、新旧対照表の作成、CSV の書き出しが、それぞれ異なる方法で作られており、保守の手順も形式によって異なっていました。

PDF の出力では、条文の階層や改ページの位置、表の扱いといったレイアウトの調整に手間がかかりました。規程によって条文の構成は大きく異なるため、ある規程では問題がなくても、別の規程では表示が崩れるといったことが起こりえます。こうした不具合の対応は、規程の数が増えるほど避けられなくなっていきます。

Word の出力では、利用する企業が受け取ったあとに編集することを前提に、見出しや書式を整えておく必要がありました。新旧対照表は、改定の前後の条文を左右に並べて示す独特の様式で、変更のない条文の扱いや、条の追加・削除の表し方にも配慮が求められます。

CSV の書き出しは見た目の調整こそ少ないものの、項目の並びや表記を利用する企業の使い方に合わせる必要がありました。形式ごとに処理が分かれていたため、ある形式で行った改善がほかの形式には反映されず、同じような調整を形式の数だけ繰り返すことになっていました。

結果として、出力の調整や不具合の対応に開発の時間が割かれ、規程の取り込みや承認の流れといった、サービスの中心となる機能の改善が後回しになりがちでした。出力の品質を保ちながら開発の負担を抑えることが、同社の課題になっていました。

一つの基盤で、レイアウト・Word・Excel を扱えるか

同社は、出力の仕組みを見直すにあたり、形式の違いをどう扱うかを最も重視しました。PDF だけ、あるいは CSV だけを扱える方法では、形式ごとに仕組みが分かれる状況は変わりません。

独自に共通の出力基盤を開発する案も検討しましたが、レイアウト・Word・表計算の各形式に対応した仕組みを社内で作り、保守し続けることは、限られた開発の体制には重い負担です。形式ごとの細かな仕様に追随し続けることも求められ、出力の仕組みそのものの保守が新たな負担になることが懸念されました。汎用の文書作成ツールを組み合わせる案も、サービスの画面から自動で発行する用途には合いにくいと判断しました。

DocRelay は、レイアウトのテンプレート、Word のテンプレート、Excel のテンプレートを一つの基盤で扱え、API にデータを渡せば PDF・Word・CSV を発行できます。出力の形式がいくつあっても、サービス側からは同じ方法で呼び出せる点が、同社の求める条件に合っていました。

テスト環境と本番環境が分かれており、テンプレートを本番環境に公開する前に確かめられることも評価しました。規程の書面は利用する企業がそのまま届出や備え付けに使うため、出力の変更を確認なしに反映することは避けたいと考えていたためです。

出力の種類ごとに、テンプレートの種類を決める

導入にあたって同社が最初に行ったのは、既存の出力を一つずつ整理し、それぞれをどのテンプレートで作るかを決めることでした。規程の PDF、新旧対照表、労使協定の書面は、体裁を整えて示す書面であるため、レイアウトのテンプレートで作成することにしました。

利用する企業が編集することを前提とした規程の Word の出力は、Word のテンプレートで作成しました。見出しや本文の書式をテンプレートの側で定めておくことで、受け取った企業が文言を調整しやすい形で出力できます。既読の記録と監査の記録の CSV は、Excel のテンプレートで項目の並びを定める形にしました。

テンプレートの作成後は、テスト環境で既存の出力と同じデータを使って結果を比べました。条文の多い規程や表を含む規程、改定の範囲が広い新旧対照表など、表示が崩れやすい例を意識して選び、従来の出力と見比べながら調整を重ねています。

移行の期間中は、従来の出力の処理を残したまま、テスト環境で DocRelay からの出力を並行して確かめました。従来の出力と比べて差異がないことを形式ごとに確認できたため、切り替えの判断も形式ごとに行えています。

確認を終えた形式から順に本番環境に切り替え、サービスの画面からの操作は従来と変わらないようにしました。利用する企業にとっては、出力の操作を新たに覚える必要のない移行でした。

社内では、どの出力がどのテンプレートで作られているかを一覧にして開発の担当者の間で共有し、テンプレートを修正するときの確認の手順も定めました。出力の仕組みが一か所にまとまったことで、手順の共有もしやすくなっています。

新旧対照表と労使協定で気を配った点

出力の中でも、同社が特に慎重に扱ったのが新旧対照表と労使協定の書面です。新旧対照表は、改定の前後の条文を正しく対応させて並べることが前提で、条の追加や削除があっても読み手が変更の箇所をすぐに把握できる必要があります。サービス側で改定の前後の条文を対応させたデータをそろえ、表としての見せ方はテンプレートが受け持つという分担にしました。

労使協定の書面は、記載すべき事項が決まっており、協定の内容に応じて記載の量も変わります。記載が長くなった場合でも、欄からはみ出したり、ページの途中で不自然に区切れたりしないよう、テスト環境でさまざまな長さのデータを使って確かめました。

こうした書面は、利用する企業が行政への届出や労働者の代表との締結にそのまま使うものです。見た目の細かな崩れであっても、利用する企業の手間につながります。テンプレートの版をテスト環境で確かめてから本番環境に公開するという流れは、こうした書面の品質を保つうえで大きな支えになっています。

データを渡すだけで発行できるようになった出力

現在、同サービスでは規程の PDF と Word、新旧対照表、労使協定の書面、既読と監査の記録の CSV を、すべて DocRelay から発行しています。形式の異なる出力が一つの仕組みに集約され、サービス側はデータをそろえて渡すだけで書面を発行できるようになりました。

レイアウトの変更が必要になった場合も、テンプレートを更新すれば対応できます。以前のように形式ごとに処理を書き換え、同じ調整を繰り返す必要はなくなりました。表示の不具合への対応も、該当するテンプレートを修正して確かめるだけで済むようになっています。

出力の調整に割いていた時間が減ったことで、同社は規程の取り込みや承認の流れ、改定の管理など、規程管理の本来の機能に開発を集中できるようになりました。出力の品質を保つことと、サービスの改善を進めることを両立できる体制が整いつつあります。

利用する企業にとっても、用途に合った形式で書面を受け取れることの意味は小さくありません。体裁の整った PDF は備え付けや配布に、編集できる Word は届出の前の文言の調整に、CSV は既読の状況の確認や監査への備えに、それぞれそのまま使えます。同じ規程の情報から必要な形式の書面を得られることで、規程の管理にかかる事務の負担が軽くなっています。

新しい出力も、テンプレートとして加えていく

規程の管理に求められる書面は、法令の改正や利用する企業の要望によって、今後も増えていくことが見込まれます。同社は、新しい出力が必要になった場合には、テンプレートとして追加していく方針です。

追加の手順は、今回の移行の中で固まりました。出力の性質に応じてテンプレートの種類を選び、テスト環境で確かめ、本番環境に公開するという同じ流れで、新しい書面も扱えます。

同社は今後も、規程の作成から改定、周知、届出までを支える書面を、利用する企業の実務に合った形で提供していく考えです。出力の仕組みを DocRelay に任せることで、規程管理のサービスそのものの使いやすさを高めることに力を注いでいきます。