様式が増えるたびに作り込んでいた帳票の出力を、テンプレートの追加だけで

同社は、警備会社に向けて、隊員の配置と予定の共有、出退勤の報告、現場の作業伝票、法定帳票の管理までを一つにまとめた警備業務 SaaS を提供しています。利用する警備会社は、施設警備や交通誘導警備など業務の形がさまざまで、事務所の規模も異なります。いずれの会社にも共通しているのは、日々の業務の記録を、法令に沿った書類として整えて残す必要があるという点です。

同サービスでは、こうした書類を画面から出力できることが重要な機能の一つになっています。一方で、帳票の種類が増えるにつれて、出力の処理を開発し続けることが負担になっていました。同社は 2026 年 10 月、帳票の出力を帳票生成エンジンの DocRelay に移しました。様式の扱い方を見直すに至った経緯をご紹介します。

警備業法が求める備え付けの書類と、現場で交わす作業伝票

警備業では、警備業法とその関係法令により、営業所ごとに警備員名簿や教育の実施の記録、指導の計画など、さまざまな書類を備え付けることが求められています。これらの書類は、都道府県の公安委員会による立入検査の際に確認されるため、決められた項目を漏れなく記載し、すぐに示せる状態にしておかなければなりません。

警備会社の事務所では、こうした書類を紙や表計算ソフトで作成し、隊員の入退社や教育の実施のたびに書き足していくのが一般的でした。同サービスは、隊員の情報や教育の記録を日々の業務の中で登録しておけば、必要なときに法定の書類として出力できることを目指しています。

もう一つ欠かせない書類が、現場の作業伝票です。警備の業務が終わると、取引先の担当者が作業の内容を確認して署名し、その伝票が請求の根拠になります。同サービスでは、取引先が画面上で署名した伝票を、そのまま書類として出力して保管や提出に使えるようにしています。

法定帳票と作業伝票は、性質は異なるものの、いずれも決められた様式どおりに出力されることが前提です。項目の位置や表記が崩れていれば、利用する警備会社は書類として使えません。帳票の出力の確実さは、同サービスの信頼に直結する要素でした。

様式ごとに作り込んでいた出力の処理

同社は当初、帳票の様式ごとに出力の処理を開発していました。罫線や文字の位置、改ページの位置までをプログラムで指定し、様式ごとに個別の処理を持つ形です。帳票の種類が少ないうちは、この方法でも大きな問題はありませんでした。

しかし、法定帳票は種類が多く、対応を進めるほど処理の数も増えていきます。最終的に必要な帳票は 20 種類を超え、その一つひとつに専用の処理を用意して保守し続けることは、開発の体制にとって重い負担でした。

様式の修正にも手間がかかりました。項目の追加や文言の変更、欄の幅の調整といった小さな修正であっても、処理を書き換え、動作を確認し、サービス全体のリリースに合わせて反映する必要があります。利用する警備会社から様式についての要望を受けても、すぐには応えられないことがありました。

さらに、出力の処理がサービス本体と一体になっていたため、帳票の修正がほかの機能に影響しないかを都度確かめる必要もありました。帳票の保守に時間を取られるほど、配置や出退勤など本来の機能の改善に充てられる時間が減っていきます。帳票の扱い方そのものを見直すことが、同社にとって避けられない課題になっていました。

加えて、帳票の作り方が開発者ごとに異なり、様式の細かな調整の方法が特定の担当者に偏りがちだったことも課題でした。帳票の修正を依頼できる担当者が限られれば、それだけ対応は遅れます。出力の処理の属人化を解消し、誰でも同じ手順で様式を扱える状態にすることも求められていました。

帳票の作成をサービスの外に切り出すという判断

同社は、帳票の出力をサービス本体から切り離す方針を立て、いくつかの方法を比べました。一つは、これまでどおり独自に開発を続け、出力の処理を共通化していく方法です。ただしこの方法では、様式の修正のたびに開発が必要になる点は変わりません。

表計算ソフトの雛形を配布し、利用者に転記してもらう方法も考えられました。しかしこれでは、日々の業務の情報から書類を整えるという同サービスの目的から外れてしまいます。汎用の帳票作成ツールも候補に挙がりましたが、サービスの画面から自動で発行する用途には合いにくいと判断しました。

最終的に同社が選んだのが DocRelay です。帳票の様式をテンプレートとして管理し、API にデータを渡すだけで PDF や CSV を発行できるため、サービス側には様式の情報を持たずに済みます。決まった位置に項目を配置するレイアウトのテンプレートに加えて、Excel のテンプレートも使えるため、帳票の性質に合わせて作り方を選べる点も評価しました。

テスト環境と本番環境が分かれていることも、選定の決め手になりました。様式を作成・修正したら、まずテスト環境で出力を確かめ、問題がないことを確認してから本番環境に反映できます。法定帳票を扱う以上、確認の手順を仕組みとして持てることは欠かせない条件でした。

作業伝票から始め、法定帳票を順に移す

移行は、利用の頻度が最も高い作業伝票から始めました。作業伝票は現場ごとに日々発行されるため、出力の品質を確かめるうえで最も適していると考えたためです。DocRelay のレイアウトのテンプレートで伝票の様式を作成し、テスト環境で従来の処理と同じデータを使って出力を比べました。

作業伝票の出力が安定したことを確認したうえで、法定帳票を順にテンプレートへ移していきました。警備員名簿や教育の記録など、従来の処理で出力していた様式を一つずつテンプレートとして作成し、項目の位置や表記が従来の出力と一致しているかを確かめています。

帳票の性質に応じて、テンプレートの種類も使い分けました。様式の見た目が決まっている書類はレイアウトのテンプレートで作成し、表計算ソフトで開いて扱うことが多い一覧は Excel のテンプレートから CSV として発行する形にしています。

テスト環境での確認を重ねたうえで、同社は 2026 年 10 月 31 日に本番環境への切り替えを行いました。切り替えにあたっては、帳票ごとに出力の結果を確かめ、利用する警備会社の画面からの操作が従来と変わらないように配慮しています。利用者から見れば、出力の方法が変わったことを意識せずに済む形での移行でした。

社内では、テンプレートの作成と確認の手順を開発の担当者の間で共有しました。どの帳票をどのテンプレートで作るか、テスト環境で何を確かめてから本番環境に公開するかを、移行の作業を通じて手順として整えています。特定の担当者だけが帳票の作り方を知っている状態を避け、誰が担当しても同じ品質で様式を扱えるようにすることが狙いでした。

様式の正確さを保つための確かめ方

移行を進めるうえで同社が重視したのは、様式の正確さを保つ手順でした。法定帳票は、記載すべき項目が決まっているだけでなく、利用する警備会社がそのまま立入検査などで示せる見た目であることが求められます。テンプレートを作成するたびに、実際の業務に近いデータで出力し、欄の幅や文字の折り返し、複数ページにわたる場合の表示を確かめました。

テンプレートには版があり、テスト環境で確認した版を本番環境に公開する流れになっています。様式を修正するときも、本番環境の帳票はそのままにして新しい版をテスト環境で確かめ、問題がなければ公開します。確認の手順が仕組みに組み込まれているため、担当する開発者によって手順が変わることもありません。

サービス側とテンプレートの役割分担も明確にしました。サービス側は帳票に載せるデータをそろえて API に渡すことに専念し、どの位置にどう表示するかはテンプレートが受け持ちます。この分担により、帳票の修正がサービス本体の動作に影響するおそれがなくなりました。

出力の形式も、帳票の用途に合わせて選んでいます。保管や提出に使う書類は見た目が崩れない PDF で発行し、利用する警備会社が手元で集計や確認に使う一覧は CSV で発行します。同じデータから用途に応じた形式で書類を発行できることは、事務所での扱いやすさにもつながっています。

テンプレートの更新で様式の変更に応じられる体制へ

現在、同サービスでは作業伝票の PDF と、20 種類を超える法定帳票を DocRelay から発行しています。様式の修正が必要になった場合は、テンプレートを更新するだけで対応でき、サービス側の開発は不要になりました。

利用する警備会社からの様式についての要望にも、以前より応えやすくなっています。テンプレートを修正してテスト環境で確かめ、本番環境に公開すれば反映されるため、サービス全体のリリースを待つ必要がありません。

事務所の側でも変化がありました。同サービスを利用する警備会社は、日々の業務の中で登録した隊員や教育の情報から、決められた様式の書類をいつでも出力できます。立入検査に備えて書類を作り直したり、表計算ソフトに転記したりする手間を減らせることは、利用者にとっての大きな価値になっています。

帳票の保守に充てていた時間が減ったことで、同社は配置や出退勤の報告など、警備業務の中心となる機能の改善に開発の時間を振り向けられるようになりました。帳票の出力を外に切り出したことが、サービス全体の開発の進め方にも良い影響を与えています。

テスト環境で確認してから本番環境へ反映するという流れも、開発の中に定着しました。様式の変更を慎重に、しかし滞りなく進められる体制が整ったことは、法定帳票を扱うサービスとして大きな意味を持っています。

必要な帳票を、テンプレートとして加えていく

警備業の書類は、法令の改正や利用する警備会社の業務の広がりに応じて、今後も見直しや追加が見込まれます。同社は、新たに必要になった帳票をテンプレートとして追加していくことで、こうした変化に応じていく方針です。

様式を追加する手順は、作業伝票と法定帳票の移行の中で固まりました。テンプレートを作成し、テスト環境で確かめ、本番環境に公開するという同じ流れで、新しい帳票も扱えます。

同社は今後も、日々の業務の記録から法令に沿った書類を整えられることを同サービスの強みとして磨いていきます。帳票の出力を DocRelay に任せることで、警備会社の事務所の負担を減らす機能の開発に、より多くの力を注いでいく考えです。