毎日の配置連絡と紙の作業伝票をやめ、隊員がスマートフォンで確かめる運用に

この警備会社は、本社と支社の 2 拠点で施設警備や交通誘導警備などを手がけ、100 名を超える隊員が日々さまざまな現場に就いています。取引先は建設会社や商業施設、イベントの主催者など幅広く、現場の数も勤務の形も日によって大きく変わります。

隊員が増え、現場が広がるにつれて、配置の連絡と現場の書類の扱いが事務所の大きな負担になっていました。同社は、警備業務の一元管理 SaaS である警備サインをパートナーとして共同で開発し、電話と紙に頼っていた業務を順にシステムへ移してきました。その取り組みの経緯をご紹介します。

電話と表計算ソフトに頼っていた配置業務

警備の仕事は、現場ごとに必要な人数と資格をそろえて隊員を配置することから始まります。同社では、翌日以降の配置を表計算ソフトで作成し、配置担当者が前日の夕方に隊員一人ひとりへ電話をかけて、集合時刻や現場の場所を伝えていました。

この方法では、隊員の数だけ電話をかける必要があります。電話がつながらない隊員には時間をおいてかけ直し、伝えた内容を手元の表に記録していきます。急な欠員や取引先からの依頼の変更があれば、配置を組み直したうえで、関係する隊員に改めて連絡しなければなりません。

その結果、配置担当者の業務は夕方以降に集中し、連絡が終わるまで事務所を離れられない日が続いていました。配置の作成には、現場ごとに求められる資格や、隊員それぞれの勤務の希望、休みの希望を踏まえる必要があります。こうした判断は経験のある担当者に頼る部分が大きく、業務の属人化も課題となっていました。

隊員の側にとっても、翌日の予定を電話で聞き取る方法は負担でした。聞き間違いや伝え漏れが起きれば、現場への到着の遅れにつながりかねません。配置の内容を、隊員が自分で確認できる形にすることが求められていました。

警備の現場では、決められた時刻に決められた人数がそろっていることが、取引先からの信頼の前提になります。配置の連絡に行き違いが生じれば、現場の安全にも影響しかねません。配置業務の確実さを高めることは、事務所の効率化にとどまらず、警備会社としての品質に直結する課題でした。

紙の作業伝票がもたらしていた回収と保管の負担

もう一つの大きな課題が、現場の作業伝票でした。警備の業務が終わると、隊員は取引先の担当者から作業伝票に署名を受け、その伝票を事務所へ持ち帰ります。事務所では伝票を確認してファイルに綴じ、請求の根拠として保管していました。

紙の伝票は、隊員が事務所へ戻るまで回収できません。直行直帰の多い現場では、伝票が事務所に届くまでに日数がかかることもありました。伝票の回収が遅れると、取引先への請求の確認も遅れます。記入の漏れや署名の欠けが見つかれば、取引先に改めて確認を依頼する必要もありました。

保管の面でも負担は小さくありませんでした。伝票は日々増え続け、過去の伝票を探すにはファイルを一冊ずつめくることになります。取引先から問い合わせを受けたときに、該当する伝票をすぐに示せないこともありました。

さらに、本社と支社でそれぞれ配置と伝票を管理していたため、会社全体の状況を同じように把握することも難しい状態でした。拠点が増えても同じ品質で業務を続けるには、配置と伝票を一つの仕組みで扱う必要がありました。

加えて、警備業法では警備員名簿や教育の記録などを営業所に備え付けることが求められています。これらの書類も紙や表計算ソフトのファイルに分かれて管理されており、配置や出退勤の情報と突き合わせるには手作業が欠かせませんでした。日々の業務の記録と法定の書類を、同じ情報から整えられる仕組みが望まれていました。

現場の負担が大きい業務から順にシステムへ

同社は、こうした課題を解決するため、警備業務に特化した仕組みを持つことを決めました。汎用の勤怠管理やスケジュール管理の仕組みでは、現場ごとの資格の要件や作業伝票の署名といった、警備業ならではの業務に十分に対応できません。そこで、現場の業務を最もよく知る立場として開発に参加し、警備サインを共同で開発しました。

導入にあたっては、すべての業務を一度に切り替えるのではなく、現場の負担が大きい業務から順にシステムへ移すことを方針としました。最初に取り組んだのは、毎日の配置連絡と紙の作業伝票です。どちらも隊員と事務所の双方が毎日関わる業務であり、改善の効果を全員が実感しやすいと考えたためです。

導入の準備では、本社の配置担当者と事務所の担当者が中心となり、これまでの表計算ソフトの配置表と紙の伝票の運用を一つずつ洗い出しました。どの情報を誰が入力し、誰が確認するのかを整理したうえで、警備サインでの手順に置き換えています。

運用は本社から始めました。配置担当者が警備サイン上で配置を作成し、隊員にはスマートフォンのアプリを配布しました。隊員はアプリで自分の予定を確認し、現場では作業伝票に取引先の署名を受けます。導入の初期には、隊員がアプリの操作に慣れるまで、従来の電話での連絡と並行して運用しました。

本社で運用の手順が固まった段階で、支社にも同じ仕組みを展開しました。展開にあたっては、本社で使った説明の資料と手順をそのまま支社に引き継ぎました。支社では本社で整えた手順をそのまま利用できたため、大きな混乱なく移行を進められました。

隊員と取引先への説明を重ねて定着させる

新しい仕組みを現場に定着させるうえで、同社が最も重視したのは隊員への説明でした。隊員の年齢層は幅広く、スマートフォンの操作に慣れていない人もいます。そこで、アプリの配布にあわせて、予定の確認と出退勤の報告、作業伝票の署名という三つの操作に絞った手順を用意し、朝礼や研修の場で実際に操作しながら説明しました。

操作がわからない隊員には、事務所の担当者が個別に対応しました。電話での連絡と並行して運用した期間は、アプリで予定を確認できているかを担当者が確かめ、確認できていない隊員には従来どおり電話で伝えました。こうした段階を踏むことで、隊員が無理なく新しい方法に移れるよう配慮しています。

取引先への説明も欠かせませんでした。作業伝票を紙から画面での署名に切り替えるには、取引先の担当者の協力が必要です。同社は、署名の方法と、署名を受けた伝票がどのように保管されるかを取引先ごとに説明し、理解を得ながら切り替えを進めました。紙での署名を希望する取引先には紙の伝票を引き続き使い、その写真をシステムに取り込む形で対応しています。

導入の過程では、現場から寄せられた意見をもとに、画面の表示や操作の流れを見直してきました。共同開発のパートナーとして、隊員と事務所の双方が使いやすいと感じられる形を追求したことが、定着につながっています。

警備業の実務に合わせて整えた仕組み

警備サインの開発では、警備業の実務に即した使い勝手を重視しました。配置の画面では、現場ごとの必要人数や求められる資格を確認しながら、隊員を割り当てられます。隊員の休み希望もシステムで受け付けるため、配置担当者は希望を踏まえたうえで配置を組めます。

作業伝票は、取引先の担当者がスマートフォンの画面に直接署名する形にしました。署名を受けた伝票はそのまま電子データとして保管され、事務所では現場から戻る前に内容を確認できます。紙での署名を求める取引先には、紙の伝票の写真を取り込んで保管する方法も用意しています。

現場へ向かう車両の割り当ても、配置と同じ画面で管理できるようにしました。どの隊員がどの車両で現場へ向かうかが一目でわかり、車両の手配の行き違いを防げます。

あわせて、警備業法で営業所への備え付けが求められる警備員名簿や教育の記録などの法定帳票も、同じ仕組みで管理できるようにしました。配置や出退勤の情報と法定帳票を一か所で扱えることは、警備会社として業務を標準化するうえで重要な点でした。

電話の連絡と紙の回収がなくなった日々の業務

導入後、配置はシステム上で作成し、隊員が自分の予定をスマートフォンで確認する運用に切り替わりました。前日の夕方に隊員一人ひとりへ電話をかける作業は不要になり、配置担当者は配置の作成そのものに時間を使えるようになりました。急な変更があった場合も、画面上で内容を更新すれば、隊員はアプリで最新の予定を確認できます。

隊員は、出勤と退勤の報告もスマートフォンから行っています。事務所では、誰がどの現場に就いているかを一覧で把握でき、報告の漏れにも早く気づけるようになりました。

作業伝票は、現場で取引先に画面へ署名していただき、そのまま電子データとして保管されます。紙の伝票を回収してファイルに綴じる作業はなくなり、伝票の状況は事務所で随時確認できます。過去の伝票を探す手間も大きく軽減され、取引先からの問い合わせにも速やかに対応できるようになりました。

本社と支社が同じ仕組みで配置と伝票を管理するようになったことで、会社全体の状況を同じ基準で把握できるようになりました。拠点ごとに異なっていた手順もそろい、業務の標準化が進んでいます。

事務所の役割の変化

電話での連絡と紙の回収がなくなったことで、事務所の担当者の役割も変わりつつあります。これまで連絡や書類の整理に充てていた時間を、取引先との調整や新しい現場の準備、隊員の教育の計画といった業務に振り向けられるようになりました。

配置の内容がシステムに記録として残るため、担当者が不在の日でも、ほかの担当者が同じ情報をもとに対応できます。経験のある担当者に頼っていた判断の一部も、画面上で必要人数や資格を確認しながら進められるようになり、業務の属人化の解消にもつながっています。

法定帳票と教育の記録へ活用を広げる

現在、同社では車両の割り当てや休み希望の受付もシステムで行っています。本社では、警備員名簿や教育の記録など法定帳票の管理にも活用を広げており、配置から書類の管理までを一つの仕組みで進める体制が整いつつあります。

今後は、教育の計画と記録の管理をさらに進め、立入検査に備えた書類の整備を日々の業務の中で完結できるようにしていく方針です。共同開発のパートナーとして、現場で得た気づきを警備サインの改善に生かし、警備業界全体の業務の効率化にもつなげていきます。