立入検査の前に紙から集めていた教育の記録と名簿を、法定の様式ですぐ出せる形に

この警備会社は、施設や工事現場などの警備業務を請け負い、日々の現場に隊員を送り出しています。警備業は、法令によって隊員の教育や営業所に備える書類が細かく定められている業種です。同社でも、現場の運営と並行して、教育の実施と記録の管理を欠かさず続けてきました。

一方で、教育の記録や警備員名簿は紙と表計算ソフトのファイルに分かれており、公安委員会の立入検査が近づくたびに、記録を集めて整える作業が発生していました。同社は 2026 年 5 月に警備サインを導入し、教育の記録と名簿を日々の業務の中で整える体制づくりに取り組んでいます。導入の準備から運用の立ち上げまでの歩みをご紹介します。

警備業法が求める教育と書類の備え付け

警備業法では、警備業者に対して、隊員への教育の実施と、その記録を含む書類の備え付けを求めています。新たに採用した隊員には新任教育を、在籍している隊員には定期的に現任教育を行い、教育の内容や実施した日、担当した指導者などを記録しておく必要があります。

あわせて、営業所には警備員名簿を備え、隊員ごとの氏名や生年月日、雇用の時期、保有する資格などを記載しておくことが求められます。教育の計画を立てる指導計画や、教育の実施状況を記録する教育実施簿も、営業所で管理すべき書類です。

これらの書類は、公安委員会による立入検査の際に確認の対象となります。記録の抜けや様式の不備が見つかれば、指導の対象となるおそれがあります。警備会社にとって、教育を確実に行うことと、それを正しい形で記録に残すことは、事業を続けるうえでの前提といえます。

同社も、こうした法令上の要請を重く受け止め、教育の実施そのものには継続して取り組んできました。課題となっていたのは、実施した教育を記録として整え、いつでも示せる状態に保つ方法でした。

教育の記録は、検査のためだけにあるものではありません。どの隊員がどの教育を受けたかが正しく記録されていれば、現場に配置する隊員を選ぶ際の判断材料にもなります。記録を整えることは、法令への対応であると同時に、警備の品質を支える基盤を整えることでもありました。

分散した記録と、検査前に繰り返された集め直し

同社では、教育の実施状況を紙の実施簿に記入し、隊員の情報や資格は表計算ソフトのファイルで管理していました。教育を担当する指導者が実施簿に記録を残し、事務所の担当者が必要に応じて表計算ソフトの名簿と照らし合わせる形です。

この方法では、同じ隊員に関する情報が複数の場所に分かれて存在します。隊員の入社や退職、資格の取得があれば名簿を更新し、教育を行えば実施簿に記入する、という作業を別々に行う必要がありました。更新の時期がずれると、名簿と実施簿の内容が一致しない状態が生じることもありました。

さらに、書類の整備は特定の担当者に頼る形になっていました。どのファイルにどの情報があり、どの様式で提出すればよいかを把握しているのは一部の担当者に限られ、担当者が不在のときや異動があったときに、同じ品質で管理を続けられるかが懸念されていました。

こうした管理の方法が最も負担となって表れたのが、立入検査への備えでした。検査が近づくと、担当者は紙の実施簿と表計算ソフトの名簿から記録を集め、法定の様式に合わせて書類を整え直していました。

この作業では、記録に抜けがないか、名簿と実施簿の内容が一致しているか、様式の記載項目が満たされているかを一つずつ確認します。日常の業務と並行して進める必要があるため、検査の前は担当者の負担が大きく増えていました。

同社は、検査の前に記録を集め直すのではなく、日々の業務の中で記録が整っていく仕組みが必要だと考えるようになりました。教育を行ったその時点で記録が残り、名簿と同じ情報から法定の様式を出力できれば、検査の前の作業そのものをなくせるからです。

教育の計画から出力までを一つの仕組みで

仕組みを検討するにあたり、同社は表計算ソフトの様式を整え直す方法や、汎用の文書管理ツールで書類を一元管理する方法も考えました。しかし、いずれも記録を入力する手間は変わらず、法定の様式に合わせる作業も残ります。隊員の情報と教育の記録を結びつけて扱うことも難しいと判断しました。

独自に管理の仕組みを作る方法も考えられましたが、法定の様式に合わせた出力の仕組みまでを社内で用意し、維持していく負担を考えると、現実的ではありませんでした。警備業の書類に合わせて作られた仕組みを使うほうが、長く安定して運用できると考えたのです。

そこで同社が選んだのが、警備業務の一元管理 SaaS である警備サインです。隊員の情報と資格、教育の計画と実施記録、警備員名簿や教育実施簿などの法定帳票を、一つのシステムで扱える点を評価しました。記録した内容から法定の様式で書類を出力できるため、様式に合わせて書き写す作業が不要になります。

同社が重視したのは、記録の入力が日々の業務の流れに無理なく組み込めることでした。教育を実施した直後に記録できること、名簿の情報を一度登録すれば教育の記録や帳票に反映されることは、担当者の手間を増やさずに記録の正確さを高めるうえで欠かせない点でした。

また、警備サインは配置や出退勤の報告など、日々の運用業務にも対応しています。まずは教育の記録と名簿から始め、将来的にほかの業務にも広げられる点も、選定の理由の一つとなりました。

隊員の情報と資格の登録から始めた準備

導入にあたって最初に取り組んだのは、隊員の情報と資格の登録です。表計算ソフトで管理していた名簿をもとに、隊員一人ひとりの基本的な情報と、保有する資格をシステムに入力していきました。

この作業は、既存の名簿の内容を見直す機会にもなりました。登録の過程で、記載が古くなっていた情報や、資格の有効期限の確認が必要な項目を洗い出し、最新の状態に整えています。システムに登録する情報を正しい状態から始めることが、その後の記録の信頼性につながると考えたためです。

続いて、年度の教育計画をシステムに入力しました。新任教育と現任教育について、いつ、どのような内容の教育を行うかを計画として登録し、実施の予定を一覧で確認できるようにしています。計画が画面上で見えることで、指導者と事務所の担当者が同じ予定を共有できるようになりました。

これらの準備は、事務所の担当者を中心に進めました。過去の紙の記録をすべて一度に移すのではなく、まずは現在在籍している隊員の情報と、これから実施する教育の計画を整えることを優先しています。

実施のたびに記録する運用への切り替え

準備が整った段階で、教育を実施するたびにシステムへ記録する運用に切り替えました。指導者は教育を終えると、実施した日や内容、受講した隊員を記録します。記録は名簿の情報と結びついているため、隊員ごとの受講の状況も同じ画面で確認できます。

切り替えにあたっては、教育を担当する指導者への説明を丁寧に行いました。記録の入力の手順を示し、最初の数回は事務所の担当者が入力の内容を確認しながら進めています。紙の実施簿に慣れていた指導者も、手順を一度経験することで、無理なく新しい方法に移れるよう配慮しました。

記録の入力にあたっては、教育の内容の書き方も社内でそろえました。同じ種類の教育であれば同じ表現で記録することで、後から実施状況を確認するときに比較しやすくなります。指導者ごとに書き方が異なると、記録としての一貫性が損なわれるおそれがあるためです。

あわせて、隊員の入社や退職、資格の取得があったときに、誰がいつ名簿を更新するかも決めました。名簿の更新を人事の手続きと結びつけておくことで、名簿の情報が古いまま残ることを防ぎます。教育の記録と名簿が同じ仕組みの中にあるからこそ、更新の手順を一つにまとめられました。

運用はまだ始まったばかりで、システム上の記録は積み重ね始めた段階です。それでも、教育を行った時点で記録が残る流れができたことで、後から記録を集め直す必要のない形が整いつつあります。

法定の様式で出せる体制が業務にもたらす変化

記録がシステムに集まることで、警備員名簿や教育実施簿を法定の様式で出力できる体制が整いました。立入検査の前に紙の実施簿と名簿から記録を集め、様式に合わせて整え直す作業は、今後は不要になる見込みです。

教育の実施状況を一覧で確認できるようになったことで、計画どおりに教育が進んでいるか、受講が済んでいない隊員はいないかを、検査の時期を待たずに把握できます。記録の抜けに早い段階で気づけることは、記録の正確さを保つうえでも大きな意味があります。

また、記録と手順がシステムにまとまったことで、担当者が替わっても同じ方法で管理を続けられるようになりました。特定の担当者だけが把握していた書類の整え方が、仕組みとして共有されることになり、業務の属人化の解消にもつながっています。

記録を確認する場面にも変化が生まれています。これまでは紙の実施簿をめくらなければわからなかった隊員ごとの受講の状況が、画面上で確認できるようになりました。現任教育の時期が近づいた隊員を把握し、計画に沿って教育の日程を組むことも進めやすくなっています。

教育を担当する指導者にとっても、紙の実施簿に書き込み、事務所へ届ける手間がなくなりました。記録の書き方がそろったことで、事務所の担当者が内容を確かめる作業も軽くなり、指導者と事務所の間のやりとりが簡潔になっています。

日々の運用業務への活用を視野に

同社は当面、教育の記録と名簿の管理を着実に定着させることに力を注ぐ方針です。記録が一定の期間にわたって積み重なり、法定帳票の出力を実際の業務で繰り返し使うことで、運用の手順をさらに固めていきます。

過去の紙の記録の扱いも、今後の検討事項の一つです。新しい記録はシステムに残しながら、保管が必要な過去の実施簿は紙のまま管理し、必要に応じて参照できる状態を保っています。システム上の記録が十分に積み重なった段階で、過去の記録との付き合い方を改めて整理する予定です。

指導計画についても、年度ごとの見直しをシステム上で行う運用を定着させていきます。前年度の実施状況を確かめたうえで次の年度の計画を立てられるようになれば、教育の内容を継続して改善していく流れも作れます。

そのうえで、配置の作成や上番・下番の報告など、日々の運用業務への活用も検討しています。教育の記録と名簿の情報を、配置や出退勤の管理と同じ仕組みで扱えるようになれば、現場の運営と法令上の書類の整備を一体として進められます。教育を確実に行い、正しく記録に残すという基本を、仕組みの力で支えていく考えです。