安全衛生と事業継続の規程を、読んだかどうかまで確かめられる形に

この会社は、工場で部品や製品の加工・組み立てを行う製造業です。機械設備を使う工程が多く、交替で勤務する従業員や構内で作業する協力会社の作業員など、多くの人が同じ現場で働いています。

製造の現場では、労働災害を防ぐための安全衛生の決まりと、災害や設備の停止が起きたときに事業を続けるための決まりを、働く人の一人ひとりに確実に伝えることが欠かせません。同社は 2026 年 10 月に規程ログを導入し、安全衛生管理規程と事業継続（BCP）の規程の周知の方法を見直しました。規程を届けるだけでなく、読まれたことまで確かめる仕組みを整えた経緯をご紹介します。

製造現場で欠かせない安全衛生と事業継続の周知

製造業の現場には、回転する機械や重量物の運搬、高温の設備など、労働災害につながりかねない要素が数多くあります。事業者には労働安全衛生法に基づいて安全衛生の管理体制を整えることが求められ、同社でも安全衛生管理規程を定めて、管理の体制や作業の決まりを明らかにしています。

規程は定めるだけでは十分ではありません。作業の手順や保護具の着用、異常を見つけたときの報告の方法など、規程に書かれた内容が現場の一人ひとりに伝わり、日々の作業の中で守られて初めて意味を持ちます。

事業継続の規程も同じです。地震や水害、感染症の流行、主要な設備の故障などが起きたとき、誰が何を判断し、どの順序で復旧に取り組むのかを、あらかじめ従業員が理解しておく必要があります。取引先への供給の責任を負う製造業にとって、事業継続の備えは取引先からの信頼にも関わります。

安全衛生と事業継続の規程は、いずれも設備の更新や工程の変更、法令の改正、過去の災害の教訓などを受けて見直されます。改定の頻度は決して低くなく、改定のたびに現場へ正確に伝え直すことが、管理の部門の重要な仕事になっていました。

同社では、これらの規程を改定するたびに従業員へ周知してきました。しかし、周知が実際にどこまで届いているのかを確かめる方法がないことが、安全衛生の管理を担う部門の課題となっていました。新しく配属された従業員や中途で入社した従業員に、現行の規程を漏れなく伝えることも同様の課題でした。

掲示と回覧では確かめられなかった周知の状況

従来、規程を改定した際は、改定後の規程を印刷して事業所の掲示板に貼り出し、各職場の責任者に回覧を依頼していました。責任者は朝礼などの機会に改定の内容を伝え、回覧の用紙に確認の印を集めていました。

この方法では、回覧の用紙が職場から戻るまで周知の状況が分かりません。交替勤務の職場では全員が朝礼にそろうことがなく、休暇や出張で不在だった従業員に改定の内容が伝わったかどうかは、責任者がそれぞれ確かめるしかありませんでした。

回覧の用紙に印があっても、規程の本文を実際に読んだのか、口頭の説明を聞いただけなのかは区別できません。安全衛生の決まりは、内容を正確に理解していることが重要です。周知が形式にとどまっていないかを確認できないことは、管理の部門にとって大きな懸念でした。BCP 規程のように、非常時に初めて内容が必要になる規程ほど、平時に読まれているかどうかが分かりにくいという事情もありました。

回収した回覧の用紙を保管し、必要なときに探し出す作業も負担でした。周知の記録が紙で各職場に分散しているため、特定の改定について全体の周知の状況をまとめるには、職場ごとの用紙を集めて照らし合わせる必要がありました。

外部の審査や取引先の確認で、安全衛生の教育や周知の状況を問われることもあります。そうした場面で、誰にいつ周知したのかを速やかに示せないことは、管理の体制を説明するうえでの弱みになっていました。

改定のたびに作り直していた変更点の資料

もう一つの課題は、改定の内容を伝えるための資料づくりでした。規程の改定を周知する際には、どの条文がどのように変わったのかを示すことが欠かせません。同社では、改定の前後の条文を文書ファイルに並べた資料を、改定のたびに手作業で作成していました。

この作業は、改定の箇所が多いほど時間がかかります。改定の案が途中で修正されれば、資料も作り直さなければなりません。手作業であるため、変更した箇所を資料に載せ忘れたり、古い案の文言が残ったりするおそれもありました。

変更点の資料は、社内の承認の場面でも、従業員への周知の場面でも使います。資料の正確さは、改定の内容を正しく伝えるための前提であり、作成の負担と誤りのおそれを減らすことが求められていました。

社外の関係者への対応も課題でした。構内で作業する協力会社には、安全衛生の決まりを守ってもらう必要があります。改定のたびに最新の規程を印刷して渡したり、ファイルをメールで送ったりしていましたが、相手の手元にある版が最新かどうかを確かめる手段はありませんでした。社外の関係者に社内の仕組みのアカウントを用意することも現実的ではなく、必要な規程だけを社外に届ける方法が求められていました。

公開と既読の確認を一つの仕組みで

同社は周知の方法を見直すにあたり、いくつかの選択肢を比較しました。社内の共有フォルダに規程を置いて案内する方法や、汎用のアンケートのツールで読んだことを回答してもらう方法などです。

共有フォルダに置く方法では、誰が規程を開いたのかが分かりません。アンケートのツールを組み合わせる方法は、規程の本文と確認の記録が別々の仕組みに分かれ、改定のたびに設問を作り直す手間もかかります。いずれも、改定と周知を一貫して管理することは難しいと判断しました。

規程ログでは、公開した規程について従業員の既読を確認できます。規程の本文と既読の記録が同じ仕組みの中にあり、改定によって新しい版を公開すれば、その版に対する既読を改めて確認できます。規程の公開と周知の確認を一つの流れで扱える点が、選定の大きな理由となりました。

改定の際に新旧対照表を出力できることも決め手の一つでした。改定前後の条文を並べた資料を手作業で作る必要がなくなり、改定の内容に沿った対照表をそのまま周知や承認に使えます。あわせて、社外の関係者に規程を参照してもらう共有リンクや、掲示や配布に使える PDF の出力も、同社の運用に合うと評価しました。

独自に周知の仕組みを開発する方法も検討の対象にはなりましたが、安全衛生の管理を担う部門には開発や保守を担う体制がありません。規程の管理と周知に必要な機能がそろったサービスを使うことで、仕組みづくりではなく周知の中身に力を注げると判断しました。

安全衛生管理規程と BCP 規程から始めた導入

導入は、周知の確実さが特に求められる安全衛生管理規程と BCP 規程から始めました。既存の規程の文書ファイルを AI の取り込みで読み込み、条文の構成を保ったまま登録しています。取り込んだ規程は、安全衛生の管理を担う部門が原本と照らし合わせて内容を確認し、そのうえで公開しました。

公開に先立ち、各職場の責任者に新しい周知の方法を説明しました。規程は規程ログで公開されること、従業員は公開された規程を開いて読むこと、読んだかどうかは管理の部門で確認できることを伝え、職場での案内を依頼しています。

従業員への案内では、規程の探し方と読み方を簡潔にまとめ、朝礼や職場の打ち合わせの機会に周知しました。交替勤務の職場には、それぞれの勤務の時間帯に合わせて案内を行い、全員に情報が届くよう配慮しています。パソコンを日常的に使わない職場の従業員にも読んでもらえるよう、規程を開く手順は職場の責任者が実際に操作して見せながら伝えました。

移行の期間中は、掲示板への掲示も続けました。現場では掲示を見て規程の存在を知る従業員も多いため、掲示の役割は残しつつ、正式な周知の確認は規程ログの既読で行う形に切り替えています。掲示に使う書面は、規程ログから PDF で出力したものです。

既読の確認と新旧対照表がもたらした変化

導入後は、公開した規程を誰が読んだのかを確認できるようになりました。管理の部門は、規程ごとに既読の状況を確かめ、まだ読んでいない従業員がいる職場の責任者に案内を依頼しています。回覧の用紙が戻るのを待つ必要はなくなり、周知の状況を必要なときに把握できます。新しく配属された従業員についても、現行の規程を読んだかどうかを同じ方法で確かめられるようになりました。

既読の確認は、周知の記録としても役立っています。いつ公開した規程を、誰が読んだのかが仕組みの中に残るため、紙の用紙を職場ごとに集めて照らし合わせる作業がなくなりました。周知の状況を確認する手間が軽くなり、まだ届いていない人への対応に力を注げるようになっています。

改定の際は、規程ログから新旧対照表を出力し、変更箇所を明確に示しています。改定前後の条文が対照表として並ぶため、従業員は何が変わったのかをすぐに理解できます。資料を手作業で作り直す負担がなくなり、載せ忘れや古い文言が残る心配もなくなりました。社内の承認の場面でも同じ対照表を使うため、承認者と従業員が同じ資料をもとに改定の内容を確かめられます。

協力会社など社外の関係者には、共有リンクで規程を参照してもらっています。相手の手元に古い版の書面が残ることを避けられ、改定後も同じリンクから最新の内容を確かめてもらえます。紙での掲示や配布が必要な場面では、PDF で出力した書面を使い分けています。

職場の責任者の負担も軽くなりました。回覧の用紙を回して印を集める作業がなくなり、既読の状況をもとに、まだ読んでいない従業員にだけ声をかければよくなりました。周知の作業が、確認の必要な人に絞った対応に変わっています。

ほかの規程とマニュアルにも周知の仕組みを広げる

同社は今後、安全衛生管理規程と BCP 規程で整えた周知の仕組みを、ほかの規程やマニュアルにも広げていく予定です。作業の手順や設備の取り扱いに関わる文書など、現場の一人ひとりに確実に伝えるべき文書は数多くあります。

周知の方法を規程ごとに変えるのではなく、公開、既読の確認、改定と新旧対照表という同じ流れにそろえることで、従業員にとっても管理の部門にとっても分かりやすい運用になります。BCP 規程については、訓練の機会と合わせて改めて読んでもらうなど、既読の確認を平時の備えに生かす方法も検討しています。安全と事業の継続を支える決まりが確実に届き、理解されている状態を保つことが、同社の目指す姿です。