メールで回していた規程の承認を、段階ごとに記録が残る流れに

人事関連の規程を取り込み、複数の承認者による段階的な承認を規程ログで運用しています。承認の記録が版ごとに残り、監査の場面でも経緯を示せる体制を整えました。

導入企業	情報サービス企業
導入製品	規程ログ
導入時期	2026 年 8 月

この情報サービス企業は、顧客企業から受託するシステムの開発や運用、保守を主な事業としています。顧客の業務システムや個人情報を含むデータを扱う機会が多く、情報セキュリティに関する第三者の認証を取得し、その維持にも継続して取り組んでいます。

社内規程の改定には複数の承認者が関わりますが、その承認の依頼と回答はこれまでメールで行われていました。認証の審査や顧客からの監査で規程の管理状況を説明する場面が増えるなか、同社は承認の経緯を確実に記録として残す必要性を強く意識するようになりました。2026 年 8 月に規程ログを導入するまでの経緯と、承認の流れがどのように変わったのかをご紹介します。

監査で問われる「誰が、いつ承認したか」

情報サービスの業界では、情報セキュリティの管理体制を客観的に示すことが取引の前提となる場面が少なくありません。同社が取得している認証でも、定期的な審査のなかで、社内の規程が適切に定められ、承認され、従業員に周知されているかが確認されます。

顧客企業による監査も同様です。システムの運用を委託する顧客は、委託先がどのような規程のもとで業務を行っているのかを確認し、必要に応じて規程の管理状況についての説明や証跡の提示を求めます。規程の内容だけでなく、その規程がどのような手続きを経て定められたのかも、確認の対象となります。

こうした場面で求められるのは、規程の最新版だけではありません。いつ、誰が改定の案を作成し、誰がどの段階で内容を確認し、誰が最終的に承認したのかという経緯を、記録として示せることが重要になります。

情報セキュリティの管理では、規程を定めて運用し、その状況を確認して改善するという循環を回し続けることが求められます。規程の改定はこの循環の一部であり、改定の手続きが確実に記録されていることは、管理の仕組みが機能していることを示す材料にもなります。

同社では、規程そのものは整備されていたものの、承認の経緯を一貫した形で残す仕組みが十分ではありませんでした。審査や監査のたびに、過去のやりとりを掘り起こして証跡をそろえる作業が発生していました。

メールの往復に埋もれていた承認の経緯

従来、規程の改定は、所管する部署が改定の案を文書ファイルで作成し、承認者にメールで送付して確認を依頼する方法で進めていました。承認者は内容を確認したうえでメールで回答し、必要があれば修正の依頼を返します。承認者が複数いる場合は、この往復を順に繰り返していました。

この方法では、承認の記録がメールの中に分散します。誰がどの段階で承認したのかを確かめるには、関係者のメールをさかのぼり、該当するやりとりを探し出す必要がありました。修正の依頼が重なると、どの版のファイルに対する承認なのかが分かりにくくなることもありました。

改定の進捗の把握も難しい状態でした。改定の案がいまどの承認者のところで止まっているのかは、依頼を送った担当者が個別に確認しなければ分かりません。承認者が不在の時期には手続きが滞り、改定の施行日が近づいてから慌てて催促することもありました。承認を終えた案を公開する段階でも、最終の版を改めて関係者に配布する作業が必要で、改定のたびに同じような連絡が繰り返されていました。

報酬や旅費、テレワークといった人事関連の規程は、従業員の処遇や働き方に直接関わるため、改定の頻度も高く、承認に関わる人も多くなります。メールによる承認の負担と記録の不確かさは、特にこれらの規程で目立っていました。

承認の段階を社内の決裁に合わせられることを重視

同社は承認の流れを改善するため、いくつかの方法を比較しました。汎用のワークフローのツールで承認の依頼を管理する方法や、汎用の文書管理ツールで規程のファイルと承認の記録を別々に管理する方法です。

汎用のワークフローのツールでは承認の記録は残せますが、規程の本文や版とは切り離されてしまいます。承認された内容が規程のどの版にあたるのかを、別の手段で結び付けておく必要がありました。文書管理ツールとの組み合わせも、二つの仕組みを行き来する手間が残ります。システム開発を事業とする同社には独自に仕組みを作る選択肢もありましたが、社内向けの仕組みの開発と保守に人手を割くよりも、規程の管理に必要な機能がそろったサービスを使う方が合理的だと判断しました。

規程ログでは、規程の改定の案に対してレビューを依頼し、承認の段階を順に進めたうえで公開するまでを、一つの仕組みの中で扱えます。承認の記録が規程の版と結び付いて残るため、どの内容が誰に承認されたのかを後から確認しやすいことが、選定の決め手となりました。

承認の段階を、社内の決裁の流れに合わせて設定できることも重要な点でした。部門の責任者による確認、管理部門による確認、最終的な承認というように、同社の実際の決裁の順序をそのまま反映できるため、運用の決まりを大きく変えずに移行できると判断しました。

人事関連の規程から始めた移行

導入は、承認に関わる人が多く、改定の頻度も高い人事関連の規程から始めました。報酬、旅費、テレワークなどの規程について、既存の文書ファイルを AI の取り込みで読み込み、条文の構成を保ったまま登録しています。取り込んだ規程は、所管する部署が原本と照らし合わせて確認しました。

次に、承認の段階を設定しました。人事関連の規程に関わる承認者と、その順序を整理し、規程ログの上で同じ流れになるよう段階を組み立てています。承認者には、レビューの依頼を受け取ってから承認するまでの操作を、実際の改定の案を使って確認してもらいました。

運用は 3 名の管理者で始めています。規程の登録や承認の段階の設定、改定の案の作成を複数の管理者で分担できるため、特定の担当者に作業が集中することを避けられます。管理者の一人が不在の時期にも、ほかの管理者が手続きを進められる体制です。

ログインにはパスキーを利用できるため、管理者や承認者がパスワードを管理する負担も抑えられます。情報セキュリティに配慮する同社にとって、規程を扱う仕組みそのもののログインの安全性も確認すべき点の一つでした。

移行の期間中は、すでにメールで承認の手続きが始まっていた改定の案はそのままメールで完了させ、新しく着手する改定の案から規程ログで進める方法を取りました。二つの方法が混在する期間を短くするため、切り替えの時期をあらかじめ関係者に周知し、それ以降の承認の依頼はすべて規程ログから送る決まりとしています。

承認者への案内では、操作の手順に加えて、規程ログで承認した記録がそのまま審査や監査の証跡になることを伝えました。メールでの承認を併用しないことの意味を理解してもらうことで、新しい流れへの移行が円滑に進みました。

改定の前に法令チェックで条文を確かめる

人事関連の規程は、労働関係の法令と深く関わります。テレワークに関する規程であれば労働時間や費用の負担の扱い、報酬に関する規程であれば賃金の支払いの決まりなど、法令の改正が規程の見直しにつながる場面は少なくありません。

同社では、改定の案を作成する前に、規程ログの法令チェックで関連する条文を確認する手順を取り入れました。現行の法令や改正の内容と照らし合わせて、見直しが必要な条文がないかを確かめたうえで、改定の案に着手しています。

法令チェックの結果は、改定の案を検討する際の材料として活用しています。最終的な判断は社内で行いますが、見直しの起点となる条文が示されることで、確認の範囲を絞り込みやすくなりました。承認者にとっても、改定の背景を理解したうえで内容を確認しやすくなっています。

従来は、法令の改正が規程に影響するかどうかの確認を、人事の担当者の知識と経験に頼っていました。法令チェックを手順に組み込んだことで、確認の進め方が担当者によって変わることを防ぎ、改定の検討の質をそろえることにもつながっています。

承認の記録が版ごとに残る運用へ

導入後は、レビューの依頼から段階ごとの承認、公開までが規程ログの上で進むようになりました。承認者が承認すると、その記録が改定の案に残り、すべての段階を終えた案が新しい版として公開されます。承認の記録は版ごとに残るため、過去の改定についても、誰がどの段階で承認したのかを確認できます。

改定の進捗も、画面で確かめられるようになりました。改定の案がいまどの段階にあるのかが一覧で分かるため、手続きが止まっている案に早く気付き、承認者に確認を促すことができます。メールで個別に状況を尋ねる必要もなくなりました。施行日に向けて手続きの見通しを立てやすくなり、改定の作業を計画的に進められるようになっています。

認証の審査や顧客の監査に備える作業も変わりつつあります。承認の経緯を示す証跡を、過去のメールから探し出すのではなく、規程の版と承認の記録として示せるようになりました。顧客へ規程の書面を提出する場合は、Word 形式で出力して対応しています。

承認者の側の負担も軽くなりました。承認の依頼は規程ログの上で届き、改定の案の本文をその場で確認して承認できます。添付ファイルを開いて版を確かめる手間がなくなり、どの内容に対する承認なのかを迷うこともありません。修正を求める場合も、同じ改定の案に対して手続きが続くため、やりとりが分散しなくなりました。

管理者の 3 名は、改定の案の作成と進捗の確認を分担しながら運用を続けています。改定の状況を同じ画面で共有できるため、管理者の間で引き継ぎの連絡をする必要も少なくなりました。