法改正のたびに追っていた職員の規程の見直しを、条文単位で確かめる形に

この医療法人は、地域の医療を担う病院や診療所を運営しています。医師、看護師、薬剤師、検査やリハビリテーションの専門職、事務の職員など、多様な職種の職員が働いており、夜間や休日を含む交替の勤務も欠かせません。

職種や勤務の形が多様な医療機関では、職員の就業規則や賃金規程が複雑になりやすく、法令の改正があるたびに規程の見直しが必要になります。同法人は 2026 年 10 月に規程ログを導入し、法改正に合わせた規程の見直しの進め方を改めました。担当者の知識に頼っていた確認を、条文単位で確かめる形に移した経緯をご紹介します。

改正が続く労働法令と医療機関の規程

医療機関の職員の規程は、労働基準法をはじめとする労働関係の法令と密接に関わります。近年は、時間外労働の上限規制が医師にも適用されるなど、医療の現場の働き方に関わる法令の見直しが続いてきました。育児や介護と仕事の両立を支える制度の改正も重なり、就業規則の見直しを求められる場面は少なくありません。

賃金規程も同様です。夜勤や当直、オンコールの手当、時間外労働の割増賃金など、医療機関の賃金の決まりには多くの要素が含まれます。労働時間の扱いが変われば、賃金の計算の決まりにも影響が及ぶことがあります。

さらに、公益通報者保護法への対応も求められています。職員が法令違反などを安心して通報できるよう、通報の窓口や通報者の保護の決まりを規程として定め、法改正があれば内容を見直す必要があります。患者の安全に関わる情報を扱う医療機関にとって、通報の仕組みは組織の信頼の基盤でもあります。通報の窓口の体制や、通報した職員を不利益な扱いから守る決まりは、職員が内容を理解していてこそ機能します。

同法人では、これらの規程を定め、法改正のたびに見直してきました。しかし、改正の数が増えるにつれて、見直しの作業そのものが管理部門の大きな負担になっていました。

医療機関の規程は、職員の処遇に直結するだけでなく、行政の監査や立入検査の場面で確認されることもあります。法令に合わない決まりが残っていれば、職員との間の問題につながるおそれもあり、見直しの確実さは組織の運営にとって重要な課題でした。

改正の内容と条文を読み比べてきた見直しの作業

従来、法改正への対応は、人事や総務を担う職員が改正の内容を調べ、規程の条文と一つずつ読み比べて、影響する箇所を洗い出す方法で行っていました。改正の情報は、行政の公表資料や専門の情報誌などから集めていました。

この作業には、法令と規程の両方についての知識が求められます。改正の内容を読み解き、規程のどの条文に関わるのかを判断するには経験が必要で、作業は特定の職員の知識に頼る部分が大きくなっていました。担当の職員が異動や退職をすれば、同じ水準で見直しを続けられるかどうかが懸念されていました。

確認の漏れへの不安もありました。就業規則のように条文の数が多い規程では、改正に関わる箇所が複数の条文にまたがることがあります。読み比べの作業を人の目だけで行う以上、影響する条文を見落とすおそれを完全には否定できませんでした。

日々の業務と並行して見直しを進めるため、改正の施行日が近づいてから作業が集中することもありました。見直しの範囲を早い段階で見極め、計画的に改定を進めることが求められていました。

三つの規程は互いに関係しています。就業規則で労働時間の決まりを改めれば、賃金規程の手当や割増賃金の条文にも影響が及ぶことがあります。一つの改正を受けて複数の規程を同時に見直す場面では、規程をまたいで影響を確かめる作業がさらに複雑になっていました。

院内で改定の内容を共有するための手間

見直しの結果、改定が必要と判断した規程は、改定の案を作成し、院内の会議や理事会で内容を確認したうえで決定していました。その際には、改定前後の条文を並べた資料を文書ファイルで作成し、変更の箇所と理由を説明していました。

この資料は、改定の案が修正されるたびに作り直す必要がありました。会議での意見を受けて文言を変えれば、資料の該当する箇所も直さなければなりません。手作業であるため、資料と改定の案の文言が食い違うおそれもありました。

改定の履歴の管理も課題でした。規程の文書ファイルは改定のたびに上書きされたり、日付を付けて複製されたりしており、過去の版の内容や改定の経緯をたどるには、複数のファイルを探して見比べる必要がありました。職員から以前の決まりについて問い合わせを受けた際に、すぐに答えられないこともありました。

職種の多い医療機関では、規程の内容について職員からの問い合わせが寄せられる機会も多くあります。いつから、どのような決まりが適用されているのかを正確に答えられることは、職員の信頼を保つうえでも欠かせません。

条文単位で法令との関係を確かめられることを評価

同法人は、法改正への対応を見直すにあたって、いくつかの方法を比較しました。外部の専門家に見直しを都度依頼する方法や、汎用の文書管理ツールで規程の版を整理する方法などです。

外部の専門家への依頼は、専門的な判断を得られる一方で、改正のたびに依頼の準備と費用が生じます。汎用の文書管理ツールでは版の整理はできても、法令との関係を確かめる作業は従来どおり人が行うことになり、見直しの負担は変わりません。

規程ログを選んだ最大の理由は、法令チェックによって、規程の条文を現行の法令や改正の内容と照らし合わせて確かめられる点です。改正に関わる条文が示されることで、見直しの起点を把握しやすくなり、担当の職員の確認作業を補う仕組みになると判断しました。

既存の規程ファイルをそのまま取り込めることも選定の理由です。就業規則のように条文の多い規程を一から入力し直す必要がなく、移行の負担を抑えられます。改定の際に新旧対照表を出力できること、規程を Word 形式で出力できることも、院内の会議や職員への配布という同法人の運用に合っていました。

独自に規程の管理の仕組みを整える方法も考えられましたが、法令の改正に合わせて仕組みを保守し続けることは、医療機関の管理部門にとって現実的ではありません。法令との照合の機能を備えたサービスを使うことで、見直しの判断そのものに力を注げると考えました。

3 本の規程を取り込み、法令チェックから着手

導入にあたっては、法改正の影響を受けやすい就業規則、賃金規程、通報者保護規程の 3 本から始めました。既存の文書ファイルを AI の取り込みで読み込み、章や条の構成を保ったまま登録しています。取り込んだ条文は、人事や総務を担う職員が原本と照らし合わせて確認しました。

登録した 3 本の規程について、まず法令チェックを行いました。現行の法令や改正の内容と照らして、見直しが必要と考えられる条文を確認し、その結果をもとに改定の範囲を整理しています。三つの規程を同じ仕組みで確かめるため、就業規則の改定が賃金規程に及ぶような場合にも、関係する条文を並べて検討しやすくなりました。

法令チェックの結果は、そのまま改定の内容を決めるものではありません。示された条文について、同法人の勤務の実態や院内の運用を踏まえ、改定が必要かどうか、どのように改めるかを院内で検討しています。必要に応じて外部の専門家の意見も得ながら、最終的な判断を行う方針です。

改定の作業は、規程ログの上で進めています。改定の案を作成し、変更する条文を直していくと、改定前後の内容が記録されます。従来のように、文書ファイルを複製して上書きする必要はなくなりました。

導入の際には、院内で改定に関わる職員に、新しい見直しの手順を共有しました。法令チェックで条文を確かめ、改定の案を規程ログで作成し、新旧対照表を会議の資料にするという流れをあらかじめ示したことで、関係者が同じ進め方で作業に臨めています。

新旧対照表と Word の出力が支える院内の手続き

改定の案を院内の会議で確認する際は、規程ログから新旧対照表を出力して資料にしています。会議の参加者は、変更された条文だけでなく、改定前の文言と並べて内容を確かめられます。改定前後の条文が並んだ対照表を、改定の案の内容に沿ってそのまま作成できるため、資料を手作業で作り直す必要がなくなりました。

会議での意見を受けて改定の案を修正した場合も、改めて新旧対照表を出力すれば、最新の内容に沿った資料がそろいます。資料と改定の案の文言が食い違う心配がなくなり、会議の準備にかかる負担も軽くなりました。

決定した規程は、版として記録されます。過去の版と改定の経緯が一か所に残るため、職員から以前の決まりについて問い合わせを受けた場合も、該当する版をたどって確認できるようになりました。行政の監査などで改定の経緯を説明する必要が生じた場合にも、版の記録をもとに、いつどの条文を改めたのかを示せます。

職員への配布には、規程を Word 形式で出力して使っています。院内でこれまで使ってきた書面の形を大きく変えずに配布できるため、職員の側にも戸惑いはありませんでした。通報者保護規程のように、職員が内容を知っていることが前提となる規程も、改定のたびに最新の版を同じ形で届けられるようになっています。

法改正への対応を続けられる体制をめざして

法令チェックを見直しの手順に組み込んだことで、見直しが必要な条文を把握しやすくなり、担当の職員の知識だけに頼らない確認の仕組みが整いつつあります。確認の進め方がそろうことで、担当が替わっても同じ手順で見直しを続けやすくなりました。改正の施行日に向けて、早い段階で見直しの範囲を見極められるようになったことも、作業の集中を避けるうえで役立っています。

同法人は今後、3 本の規程で整えた進め方を、ほかの院内規程にも広げていく予定です。医療機関には、職員の処遇に関わる規程のほかにも、組織の運営や情報の管理に関わる規程が数多くあります。それらも同じ仕組みで管理し、法改正への対応を継続的に行える体制を整えていく考えです。対象の規程が増えるほど、法令チェックで見直しの起点を示せることの意味は大きくなると同法人は見ています。

法令の改正は、今後も続いていきます。改正のたびに一から読み比べるのではなく、条文単位で影響を確かめ、改定の内容を正確に共有し、版として記録を残す。その流れを日常の運用として定着させることが、同法人の次の目標です。