電話で受けていた上番・下番の報告を、隊員のスマートフォンからの報告に移行

この警備会社は、交通誘導警備や施設警備などを手がけ、毎日複数の現場に隊員を配置しています。現場ごとに勤務の開始と終了の時刻が異なり、早朝から始まる現場もあれば、夜間に及ぶ現場もあります。事務所は、隊員が予定どおり現場に就き、業務を終えたかを確かめる役割を担っています。

その確認の手段は、長く電話とメッセージでした。隊員の数と現場が増えるにつれて、報告を受けて記録する作業が事務所の負担となり、現場の状況を正確に把握することも難しくなっていました。同社は 2026 年 5 月に警備サインを導入し、上番・下番の報告を隊員のスマートフォンから受け付ける運用へ移行を進めています。その経緯を順に見ていきます。

上番・下番の報告が持つ意味

警備の業務では、隊員が現場に就くことを上番、業務を終えて現場を離れることを下番と呼びます。隊員は上番と下番のたびに事務所へ報告し、事務所はその報告をもとに、どの現場に誰が就いているかを把握します。

この報告は、単なる勤怠の記録にとどまりません。取引先との契約で定められた時刻に、定められた人数が現場に就いているかを確かめる手段であり、警備の品質を支える基本的な仕組みです。上番の報告が届かなければ、遅刻や体調不良、現場の取り違えなど、何らかの問題が起きている可能性があります。

事務所にとって、報告を確実に受け、記録として残すことは、取引先への説明責任を果たすうえでも欠かせません。後になって勤務の実態を確認する必要が生じたとき、いつ上番し、いつ下番したかを正確に示せることが求められます。

同社も、こうした報告の重要性を踏まえ、すべての隊員に上番・下番の報告を徹底してきました。課題は、報告そのものではなく、それを受けて記録する方法にありました。

報告の記録は、勤務の実績を集計し、給与の計算や取引先への請求の確認に用いる元の情報にもなります。報告が正確に残っていなければ、月末の集計の段階で記録を突き合わせ直す必要が生じます。報告を受ける方法の見直しは、事務所の業務全体の正確さに関わる課題でもありました。

朝夕の電話対応と、手書きの記録の限界

同社では、隊員は上番と下番のたびに事務所へ電話をかけるか、メッセージを送って報告していました。事務所の担当者は報告を受けるたびに、隊員の名前と現場、時刻を手書きで記録し、その日の勤務の一覧に反映させていました。

多くの現場は、朝の決まった時間帯に業務が始まり、夕方に終わります。そのため、上番の報告は朝に、下番の報告は夕方に集中します。この時間帯、担当者は次々にかかってくる電話の対応に追われ、ほかの業務に手を付けられない状態が続いていました。

電話が重なれば、つながるまで隊員を待たせることになります。隊員は現場で業務を始める前に報告を済ませる必要があり、電話がつながらない時間は隊員にとっても負担でした。メッセージでの報告は電話より手軽な一方、受け取った内容を事務所で書き写す手間は変わりませんでした。

手書きの記録には、別の課題もありました。報告は届いた順に記録されるため、どの現場に誰が就いているかを確かめるには、記録を読み返して整理する必要があります。上番している隊員の一覧をすぐに示すことは容易ではありませんでした。

とりわけ問題となったのが、報告の漏れです。上番の時刻を過ぎても報告が届いていない隊員がいても、記録の中からそれに気づくには時間がかかりました。気づくのが遅れれば、隊員への確認や代わりの隊員の手配も遅れ、現場への影響が大きくなるおそれがあります。

さらに、電話で聞き取った時刻は、報告を受けた時刻であって、隊員が実際に現場に着いた時刻とは限りません。隊員がどこから報告したかも、記録には残りませんでした。勤務の実態を正確に記録するという点でも、改善の余地があったといえます。

報告を受ける側の負担を減らす仕組みとして

同社は、報告を受ける側の負担を減らし、記録を正確に残す方法を検討しました。報告の様式を表計算ソフトで整える方法や、汎用のチャットツールで報告を受ける方法も考えましたが、いずれも報告を記録に転記する作業は残ります。報告の漏れを自動的に見つける仕組みも作りにくいと判断しました。

そこで選んだのが、警備業務の一元管理 SaaS である警備サインです。隊員がスマートフォンのアプリから上番・下番を報告でき、報告には時刻と位置情報が記録されます。事務所では、届いた報告を一覧で確認でき、電話で受けて書き留める作業そのものが不要になります。

同社が特に重視したのは、隊員が普段使うスマートフォンから、そのまま報告できる点でした。報告の操作が簡単であれば、隊員の負担を増やさずに移行を進められます。また、届いた報告が一覧で示されるため、誰がまだ報告していないかを把握しやすいことも評価しました。将来は配置の情報と報告を同じ仕組みの中で結びつけられる点も、判断の材料となっています。

あわせて、報告のために特別な機器を用意する必要がないことも、導入を後押ししました。報告のために専用の端末を配れば、端末の管理や故障への対応が新たな負担になります。隊員が持つスマートフォンにアプリを入れるだけで始められることは、事務所の規模を問わず無理なく運用できる条件でした。

電話と並行しながら進めた切り替え

導入は、隊員にアプリを配布し、上番・下番の報告をアプリから送ってもらう運用から始めました。いきなり電話での報告をやめるのではなく、一定の期間は電話とアプリの両方で報告を受け付け、隊員が操作に慣れるのを待ちながら、順にアプリへ切り替えています。

隊員への説明では、報告の操作に絞った手順を用意しました。アプリを開き、上番または下番を選んで送信するという一連の流れを、実際に操作しながら確かめてもらっています。スマートフォンの操作に不安がある隊員には、事務所の担当者が個別に手順を案内しました。

並行して運用する期間中、事務所ではアプリで届いた報告と電話で受けた報告の両方を確認しました。アプリからの報告が定着した隊員から順に、電話での報告を不要としていく進め方です。報告の方法が変わる時期に、報告の漏れが生じないよう配慮したものです。

切り替えの過程では、位置情報の扱いについても隊員に説明しました。位置情報は上番・下番の報告の時点で記録されるものであり、勤務の実態を正確に残すための情報であることを伝え、理解を得ながら進めています。

早朝や夜間の現場でも変わらない報告の方法

同社の現場には、早朝から始まる工事現場の交通誘導や、夜間に行われる道路工事の警備、深夜に及ぶ施設の警備なども含まれます。こうした時間帯の報告は、これまで当番の担当者が電話で受けていました。事務所の人数が少ない時間帯に報告が重なると、一人の担当者が電話の対応に追われることになり、記録の正確さを保つことが難しい場面もありました。

アプリでの報告に切り替えたことで、時間帯にかかわらず、隊員は同じ手順で上番・下番を報告できるようになりました。事務所の担当者は、届いた報告を一覧で確かめれば済むため、電話を受け続ける必要がありません。夜間の当番の負担を軽くできることは、移行を進めるうえで同社が期待していた点の一つです。

また、隊員が一人で就く現場や、事務所から離れた現場では、上番の報告が届いているかどうかが、隊員の無事を確かめる手がかりにもなります。報告が時刻とともに記録され、未報告の状態が一覧でわかることは、隊員の安全に配慮するうえでも意味のある変化です。

運用を進める中で、同社は報告の一覧を確認する時間帯と担当を定めました。上番の時刻の前後に一覧を確かめ、報告が届いていない隊員には担当者から連絡する、という手順を社内で共有しています。仕組みを入れるだけでなく、確認の手順をあわせて決めたことが、報告の漏れを確実に拾う運用につながっています。

事務所と隊員の双方で変わった報告の流れ

アプリでの報告が広がるにつれ、事務所の業務は変わりつつあります。上番・下番の報告は時刻と位置情報とともに届き、事務所では一覧で状況を確認できます。電話で受けて書き留める作業がなくなることで、朝夕の電話の対応にかかる負担が軽くなっています。

報告の有無が一覧でわかるため、上番の時刻を過ぎても報告がない隊員にも早く気づけるようになりました。気づいた時点で隊員に連絡し、必要に応じて代わりの手配を進められるため、現場への影響を抑えやすくなっています。

報告がシステムに記録として残ることも、大きな変化です。いつ、どこから上番し、いつ下番したかが記録されるため、取引先から勤務の状況について確認を求められた場合にも、記録をもとに説明できます。報告の受付が特定の担当者に偏ることもなくなり、誰が事務所にいても同じ情報を確認できるようになりました。

アプリへの移行は、事務所だけでなく隊員の側にも変化をもたらしました。これまで隊員は、電話がつながるまで待ったり、話し中であればかけ直したりする必要がありました。現場に着いてすぐに業務を始めたい場面でも、報告が済むまでは落ち着かない状態が続いていました。

アプリからの報告であれば、操作を終えた時点で報告は完了します。電話がつながるのを待つ時間がなくなり、隊員は現場での準備にすぐ取りかかれます。報告の内容を口頭で伝える必要もないため、聞き間違いによる記録の誤りも起こりにくくなりました。

配置と作業伝票への活用の広がり

当面は、アプリでの報告をすべての隊員に定着させることが優先の課題です。電話での報告がまだ残っている隊員には、引き続き個別に操作を案内し、報告の方法を一つにそろえていきます。新しく入った隊員には、入社時の教育の中でアプリでの報告の手順を伝える形を整え、最初から同じ方法で報告できるようにしていく予定です。

報告の方法が一つにそろえば、電話での報告と並行していた期間に必要だった二重の確認も不要になります。同社は、移行を確実に終えることで、事務所の負担の軽減を一段と進めていく方針です。

そのうえで同社は、警備サインの活用を広げていく予定です。次に取り組むのは、配置の作成です。配置をシステム上で作成し、隊員がアプリで自分の予定を確認できるようになれば、報告と配置を一つの流れで管理できます。

あわせて、現場の作業伝票の電子化にも取り組む方針です。上番・下番の報告から配置、作業伝票までを同じ仕組みで扱うことで、現場の運営に関わる情報を一か所に集め、事務所の業務の効率化と警備の品質の向上を両立させていく考えです。