部署ごとに散らばっていた 50 本の規程を、一つの場所で最新に

グループで使う 50 本の規程を既存のファイルから取り込み、14 の区分に整理して公開しました。最新版を一か所で確認できる体制を整えています。

導入企業	バイオ関連企業のグループ
導入製品	規程ログ
導入時期	2026 年 9 月

このグループは、バイオ関連の研究開発や製品の製造・販売に携わる複数の会社で構成されています。研究部門、製造部門、品質保証部門、管理部門がそれぞれの役割を担い、グループとして共通の社内規程のもとで事業を運営しています。

事業の広がりとともに規程の数は増え、グループで運用する規程は 50 本に及んでいました。規程は部署ごとに文書ファイルで管理されており、最新版を確かめること自体が手間になっていました。同グループは 2026 年 9 月に規程・マニュアル管理 SaaS の規程ログを導入し、規程の一元管理に取り組んでいます。ここでは、散らばっていた規程を一つの場所にまとめるまでの歩みをご紹介します。

研究と製造を抱えるグループに求められる規程の厳密さ

バイオ関連の事業では、研究の手順、試料や化学物質の取り扱い、製造工程の管理、品質の記録など、多くの業務が文書化された決まりに沿って行われます。取引先や監督官庁からの確認に備え、社内の決まりが文書として整い、正しい版で運用されていることが求められる業界です。

こうした業務の手順書とは別に、組織の運営を支える社内規程があります。職務権限や稟議、文書の管理、情報の取り扱い、人事や給与に関するものまで、その範囲は広く、グループの会社に共通して適用されるものも少なくありません。

規程は一度作れば終わりではなく、組織の変更や法令の改正、業務の見直しに合わせて改定を重ねていきます。グループの規模が大きくなるほど、改定の回数も、改定に関わる部署も増えていきます。

同グループでは、研究や製造の手順書に比べ、社内規程の管理の方法が十分に整っていないことが以前から意識されていました。規程の数が 50 本に達したことで、その管理の仕組みを見直す必要性が明確になっていました。

また、規程を管理する管理部門の負担も見過ごせなくなっていました。規程に関する問い合わせへの対応、改定の案の取りまとめ、改定後のファイルの配布といった作業は、規程の数に比例して増えていきます。規程の管理を担う人の経験に頼る部分が大きく、属人化を解消することも課題の一つでした。

改定のたびに複製されていった規程ファイル

従来、規程の文書ファイルは、所管する部署がそれぞれ共有フォルダや手元のパソコンで保管していました。改定の際には既存のファイルを複製して修正を加え、ファイル名に日付や版の番号を付けて保存する方法が一般的でした。

この方法では、改定のたびに似た名前のファイルが増えていきます。修正の途中のファイルと確定したファイルが同じ場所に並ぶこともあり、どれが最新版なのかをファイル名や更新日時から判断しなければなりませんでした。他部署の規程を確認したいときは、所管する部署に問い合わせて最新のファイルを送ってもらうこともありました。メールに添付して送られたファイルが受け取った側の手元に残り、改定の後も古い版が参照され続けるおそれもありました。

改定の経緯の残し方も文書ごとに異なっていました。文書の末尾に改定の履歴を書き込むもの、別の一覧表で管理するもの、履歴が残っていないものが混在し、過去の版をさかのぼって内容を確認することは容易ではありませんでした。

グループの会社が同じ規程を参照するはずが、実際には会社や部署によって手元のファイルが異なる可能性もありました。規程を正しく運用するための前提として、最新版がどこにあるのかを誰もが同じように確認できる状態をつくることが急がれていました。

50 本を作り直さずに移すための選択

規程の一元管理の方法として、同グループはいくつかの選択肢を検討しました。汎用の文書管理ツールで共有フォルダを整理し直す方法や、表計算ソフトで規程の一覧と版を管理する方法です。

しかし、汎用の文書管理ツールではファイルの置き場所は整理できても、条文の単位で改定の内容を記録したり、改定の手続きを管理したりすることはできません。表計算ソフトによる一覧の管理は、更新を担う人の手作業に頼ることになり、これまでの課題を繰り返すおそれがありました。

規程ログを選んだ大きな理由は、既存の Word や PDF の規程ファイルを AI の取り込みで読み込み、章や条の構成を保ったまま登録できる点です。50 本の規程を一から入力し直す必要がなく、移行にかかる負担を抑えられると判断しました。

あわせて、規程を区分ごとに整理できること、公開した規程が版として管理されること、改定の手続きをシステムの上で進められることも評価しました。提出や配布に使う Word 形式で出力できる点も、これまでの業務を大きく変えずに移行できる要素となりました。

独自に規程の管理の仕組みを開発する方法も考えられましたが、開発と保守に人手と時間がかかり、規程の管理という本来の目的に比べて負担が大きいと判断しました。すでに規程の管理に必要な機能がそろっているサービスを使い、移行と運用に力を注ぐ方針を選んでいます。

数日で 50 本を取り込み、14 の区分に整理

導入にあたっては、まず各部署が保管していた規程ファイルを集め、それぞれの最新版を確定させる作業から始めました。似た名前のファイルが複数ある規程は、所管する部署に確認して正式な版を選んでいます。

最新版を確定させた規程ファイルは、AI の取り込みで順に読み込みました。取り込みは数日で終わり、50 本の規程が条文の構成を保ったまま登録されました。取り込んだ規程は、所管する部署が原本と照らし合わせて内容を確認しています。

並行して、規程の区分を整理しました。総務、人事、経理、情報管理、品質、安全など、規程の性質と所管に沿って 14 の区分を設け、すべての規程をいずれかの区分に振り分けています。区分の設計は、グループの各社の担当者が探しやすい構成になるよう配慮しました。

内容の確認が終わった規程から順に公開を進め、現在では大半の規程を規程ログで公開しています。移行の期間中は従来のファイルも参照できる状態を保ち、公開した規程から順に規程ログを正式な参照先とする方法で、利用者の混乱を避けました。

社内への周知は、公開が進んだ段階で管理部門から各部署に案内する形で行いました。規程を探すときは規程ログを開くこと、共有フォルダに残っているファイルは今後更新されないことを伝え、参照先を切り替えてもらっています。

取り込みの確認と区分の設計で重視した点

移行の作業で同グループが特に重視したのは、取り込んだ条文が原本と一致しているかどうかの確認です。規程は条文の一字一句が意味を持つ文書であり、移行によって内容が変わってしまうことは避けなければなりません。そのため、取り込みの後には必ず所管する部署が目を通し、条や項の区切り、別表や附則の扱いを確かめてから公開する手順としました。

AI の取り込みによって入力の作業そのものは短時間で済んだため、確認に十分な時間を充てることができました。一から入力し直す方法であれば、入力と確認の両方に時間がかかり、50 本の移行は長期にわたる作業になっていたと考えられます。

区分の設計では、組織の部署名ではなく規程の性質を軸にすることを重視しました。組織の変更があるたびに区分を組み替える必要が生じないようにするためです。グループの複数の会社に共通する規程も、所管の部署にかかわらず同じ区分にまとめることで、各社の利用者が同じ場所から探せるようにしています。

規程の数が多いグループでは、区分の数を絞りすぎると一つの区分に規程が集中し、細かくしすぎると探す場所が分かりにくくなります。14 という区分の数は、こうした見つけやすさの釣り合いを検討した結果として定まりました。

同じ版を見られることで変わった日々の確認

公開した規程は、グループの社内で同じ版を参照できるようになりました。規程の内容を確かめたいときは規程ログを開き、区分から目的の規程を探すだけで最新版にたどり着けます。所管する部署に最新のファイルを問い合わせる必要もなくなりました。

14 の区分に整理したことで、規程の全体像も把握しやすくなりました。どの分野にどのような規程があるのかを一覧で見渡せるため、新しく規程を定める際や既存の規程を見直す際に、関連する規程を確認しやすくなっています。

取引先への提出や社内での配布に規程の書面が必要な場合は、規程ログから Word 形式で出力して対応しています。Word での出力はよく使われており、従来の文書と同じ形で書面を用意できることが、移行を円滑に進める助けとなりました。

改定の内容は版として記録されるため、過去の版と改定の経緯をたどれるようになりました。文書ごとにばらばらだった履歴の残し方が統一され、いつ、どの規程が改定されたのかを同じ形で確認できます。

管理部門にとっても、日々の業務の負担が軽くなりました。最新のファイルを探して送る対応や、改定後のファイルを各部署に配り直す作業が減り、規程の内容そのものの見直しに時間を充てやすくなっています。取引先から規程の管理状況について確認を受けた場合にも、区分と版が整理された状態を示しながら説明できるようになりました。