就業規則・安全衛生の規程と 36 協定を、同じ場所でまとめて管理

この会社は、空調や給排水、電気などの建築設備の工事を手がける設備工事会社です。新築の建物での設備の施工に加え、既存の建物での改修や保守の工事も担っており、従業員は事務所を拠点に複数の工事現場へ出向いて作業にあたっています。

工事の現場では、安全の確保と労働時間の管理がいずれも重要な課題です。同社は就業規則と安全衛生管理規程を整備するとともに、時間外労働や休日労働に関する 36 協定を毎年締結してきました。2026 年 5 月に規程ログを導入し、これらの規程と協定を一つの場所で管理する運用に移っています。規程と労使協定を結び付けて管理するに至った経緯をご紹介します。

上限規制の適用で重みを増した建設現場の労働時間管理

建設の事業では、工期や天候の影響を受けやすく、時期によって業務の量が大きく変わります。設備工事も同様で、建物の完成の時期に工事が集中すれば、時間外労働や休日の作業が増えることがあります。

こうした業務の性質から、建設の事業には長く時間外労働の上限規制の適用が猶予されてきましたが、現在は他の業種と同様に上限規制が適用されています。時間外労働や休日労働を行わせるには 36 協定を締結して労働基準監督署へ届け出る必要があり、協定で定めた範囲を守って労働時間を管理することが、より強く求められるようになりました。

36 協定は、事業場ごとに、労働者の過半数で組織する労働組合、またはそれがない場合は労働者の過半数を代表する者と締結します。協定には有効期間があるため、期間が終わる前に内容を見直し、改めて締結して届け出る手続きが毎年のように発生します。

労働時間の決まりは、就業規則とも深く関わります。所定の労働時間や休日、時間外労働の扱いは就業規則に定められ、36 協定はその枠を超えて労働させる場合の取り決めです。両者の内容が食い違わないよう、あわせて管理することが望ましい文書です。

同社のように事務所の人員が限られる会社では、こうした労務の手続きを総務の担当者が日々の業務と並行して担っています。協定の締結や規程の改定の時期が重なると、担当者の負担が一時的に大きくなることも避けられませんでした。

現場の安全を支える安全衛生管理規程

設備工事の現場には、高所での作業、重量物の運搬、電気設備の取り扱い、狭い空間での作業など、危険を伴う作業が数多くあります。元請けの会社や他の専門工事の会社と同じ現場で作業することも多く、現場ごとの安全の決まりに従うことも求められます。

同社では安全衛生管理規程を定め、安全衛生の管理の体制、作業の前の危険の確認、保護具の着用、災害が起きたときの対応などを明らかにしてきました。規程の内容は、作業の方法の変化や法令の改正を受けて見直しを重ねています。改定のたびに現場の従業員へ最新の内容を伝え直す必要があり、どの版が現行のものかを明確にしておくことが欠かせませんでした。

安全衛生管理規程と就業規則は、いずれも従業員の働き方の基本となる決まりです。現場に出る従業員が多い同社にとって、これらの規程がいつでも最新の内容で確認できることは、安全の確保と労務の管理の両面で重要でした。

長時間の労働は、疲労による注意力の低下を通じて現場の事故の原因にもなりかねません。労働時間の管理と安全衛生の管理は切り離せない関係にあり、就業規則、安全衛生管理規程、36 協定を一体のものとして扱うことが、同社にとって自然な考え方でした。

別々のファイルに分かれていた規程と協定

従来、就業規則と安全衛生管理規程は文書ファイルで、36 協定は届出の書式に記入したファイルで、それぞれ別々に保管していました。規程の改定は既存のファイルを複製して修正し、協定は前年のファイルを元に内容を書き換えて作成する方法でした。

この方法では、改定の経緯をたどるのに手間がかかりました。どの時点で、どの条文がどのように変わったのかを確かめるには、複製されたファイルを探して見比べる必要があります。協定についても、過去の協定でどのような上限を定めていたのかを確認するには、年ごとのファイルを探し出さなければなりませんでした。

規程と協定が別々に管理されていたため、両者の内容が整合しているかを確かめることも容易ではありませんでした。就業規則の労働時間の決まりを見直した際に、協定の内容にも影響がないかを確認するには、それぞれのファイルを開いて照らし合わせる必要がありました。

過半数代表者の情報も、協定のたびに確認し直していました。誰が代表者として選ばれ、どのような方法で選出されたのかは、協定の締結に欠かせない情報です。代表者が替わる場合もあれば、同じ代表者が続ける場合もありますが、いずれにしても毎回の確認と記入の作業が発生していました。

事業場の情報についても同様です。協定は事業場ごとに締結するため、事業場の名称や所在地、事業の種類といった情報を協定のたびに記入していました。同じ情報を繰り返し書き写す作業は、手間がかかるだけでなく、記入の誤りのもとにもなりかねません。

こうした作業の進め方は、長く担当してきた職員の経験に支えられていました。どのファイルが最新か、前年の協定をどこに保管したかといった情報が担当者の記憶に頼る部分も大きく、業務の属人化を解消することも課題の一つとなっていました。

規程と労使協定を同じ仕組みで扱えることが決め手に

同社は管理の方法を見直すにあたり、いくつかの選択肢を比較しました。汎用の文書管理ツールで規程と協定のファイルを同じ場所に整理する方法や、表計算ソフトで規程と協定の一覧を管理する方法です。

ファイルの置き場所をそろえるだけでは、改定の経緯を条文の単位で記録することはできません。過半数代表者や事業場の情報を協定のたびに記入する作業も、従来どおり残ります。一覧の管理は、更新を担う人の手作業に頼ることになります。

規程ログを選んだのは、規程と労使協定を同じ仕組みで管理できる点を評価したためです。規程は公開と版の管理、改定の手続きをシステムの上で扱え、36 協定の作成も同じ規程ログの中で進められます。

事業場や過半数代表者の情報を登録しておけることも、選定の大きな理由でした。一度登録した情報を協定の作成に生かせるため、協定のたびに同じ情報を確認し直し、書き写す作業を減らせると判断しました。

独自に管理の仕組みを用意する方法は、開発や保守を担う体制のない同社には現実的ではありませんでした。規程と協定の管理に必要な機能がそろったサービスを使い、日々の運用に集中する方針を選んでいます。

事業場と代表者の登録から始めた移行

導入にあたっては、まず事業場と過半数代表者の情報を登録しました。協定を締結する単位である事業場の情報と、代表者の情報をあらかじめ整えておくことで、その後の協定の作成を円滑に進められるようにしています。

次に、就業規則と安全衛生管理規程を登録し、内容を確認したうえで公開しました。公開した規程は、従業員が最新の内容を確認する際の正式な参照先としています。現場に出る従業員にも、規程は規程ログで確認できることを周知しました。事務所に立ち寄る機会の少ない従業員には、現場での朝の打ち合わせなどの機会を通じて案内しています。

移行にあたっては、従来の文書ファイルを参照先から外す時期を定め、それ以降は規程ログで公開した版を正式なものとする決まりとしました。古いファイルが参照され続けることを防ぎ、従業員が迷わず最新の規程にたどり着けるようにするためです。

その後、規程の改定も規程ログの上で進めるようにしました。改定の案を作成し、内容を確認したうえで新しい版として公開する流れです。改定は版として記録されるため、ファイルを複製して上書きする方法からも離れています。

規程の運用が軌道に乗った段階で、36 協定の作成に着手しました。登録済みの事業場と過半数代表者の情報をもとに、時間外労働や休日労働の取り決めの内容を整えています。前年の協定の内容を確かめながら、今期の業務の見通しに合わせて内容を検討しています。

協定の内容を検討する際には、公開している就業規則の労働時間や休日の決まりを同じ規程ログの中で確かめています。規程と協定を行き来しながら確認できるため、両者の整合を意識した検討がしやすくなりました。

一か所にまとまった規程と協定がもたらした変化

導入後は、就業規則、安全衛生管理規程、36 協定が一か所にまとまりました。規程の内容を確かめたいときも、協定の内容を確認したいときも、同じ規程ログを開けば必要な文書にたどり着けます。複数の保管場所を探し回る必要はなくなりました。担当者が不在のときでも、ほかの職員が必要な文書を確かめられるようになり、業務を特定の人に頼る状態の解消にもつながっています。

規程の改定は版として記録されるため、過去の版と改定の経緯をたどれるようになりました。どの時点でどの条文を改めたのかを、ファイルを見比べることなく確かめられます。

事業場と過半数代表者の情報を登録したことで、協定のたびに同じ情報を確認し直す手間も省けるようになりました。情報を書き写す機会が減ったことで、記入の誤りへの心配も軽くなっています。代表者が替わった場合も、登録した情報を更新すれば、その後の協定の作成に反映できます。

規程と協定が同じ場所にあることで、両者の関係を意識した管理もしやすくなりました。就業規則の労働時間の決まりを見直す際に、協定の内容もあわせて確かめるといった確認が、日常の運用の中で行いやすくなっています。

協定の更新を計画的に進める体制へ

同社は今後、36 協定の更新の時期の管理にも規程ログを活用していく考えです。協定の有効期間が終わる前に内容を見直し、過半数代表者の選出や締結、届出の準備を余裕をもって進められるよう、運用の手順を整えていきます。協定の作成と規程の改定を同じ仕組みで進めることで、総務の担当者が手続きの全体を見通しやすくなり、時期が重なった場合にも作業の順序を組み立てやすくなると考えています。

上限規制のもとでは、協定で定めた範囲を守って労働時間を管理することがこれまで以上に重要になります。就業規則、安全衛生管理規程、36 協定を同じ仕組みで管理し、それぞれの内容が整合した状態を保つことで、現場で働く従業員の安全と健康を守る基盤を固めていくことが、同社の目指す姿です。