保安の規程と現場のマニュアルを、対象者を決めて周知

このエネルギー関連企業は、エネルギーの供給にかかわる設備の運用と保守を担い、保安の業務に携わる技術職の従業員と、事務所で顧客や取引先からの連絡に応じる従業員が働いています。設備の安全を守る仕事と、日々の問い合わせに応じる仕事では、従うべき規程も参照すべき手順も大きく異なります。

同社は、保安規程や安全衛生管理規程といった法令にかかわる規程と、事務所の電話応対マニュアルなどの業務マニュアルを、同じ仕組みで管理し、それぞれの文書を必要な従業員に確実に届ける体制づくりに取り組みました。規程ログの導入から改定の手続きを始めるまでの歩みをご紹介します。

法令に基づく保安規程と、現場ごとの手順書

エネルギーを扱う事業では、関係する法令に基づいて保安規程を定め、設備の工事や維持、運用にかかわる保安の体制を明らかにしておくことが求められます。あわせて、労働安全衛生法に基づき、従業員の安全と健康を守るための管理の体制や手順を定めておく必要があります。同社でも、保安規程と安全衛生管理規程を柱として、保安と安全衛生の規程を整えてきました。

こうした規程は、定めておくだけでは十分ではありません。保安の業務に携わる従業員が内容を理解し、日々の作業の中で守られていることが前提になります。規程の内容に変更があれば、その変更が関係する従業員に正しく伝わっている必要もあります。

一方で、同社の業務を支えているのは法令に基づく規程だけではありません。事務所での電話応対の手順や、問い合わせを受けたときの取り次ぎの方法など、業務の進め方を定めたマニュアルも数多くあります。これらは法令で作成が義務づけられた文書ではないものの、顧客への対応の品質を保つうえで欠かせないものです。

同社では、保安と安全衛生の規程は保安の部門が、業務マニュアルは事務所の担当者が、それぞれ別のファイルとして管理していました。文書の性格が違うため、管理する担当者も保存する場所も分かれていたのです。

誰に向けた文書なのかが見えにくかった周知

文書が別々に管理されていたことで、まず問題になったのは周知の範囲でした。保安規程は保安の業務に携わる従業員に、電話応対マニュアルは事務所で電話を受ける従業員に向けた文書です。しかし、それぞれのファイルを見ただけでは、どの文書がどの従業員を対象としたものかがわかりにくい状態でした。

対象がはっきりしないまま文書を配ると、関係のない従業員にまで届く一方で、本来読むべき従業員に届いていないということが起こりえます。とくに保安と安全衛生の規程は、対象となる従業員に確実に周知されていることが重要です。誰に届けたのかを後から確かめられないことは、保安の体制を説明するうえでも不安の残る点でした。

版の管理にも課題がありました。規程やマニュアルを見直すたびにファイルが更新されますが、どれが最新の版なのか、いつどこを変えたのかは、ファイル名や担当者の記憶に頼っていました。従業員の手元に古い版が残っていても、それに気づく手段がありませんでした。

さらに、文書の種類が増えるにつれ、管理の手間そのものも大きくなっていました。保安の部門と事務所がそれぞれのやり方で文書を扱っているため、全体としてどのような文書がそろっているのかを一覧で確かめることも難しくなっていました。

規程とマニュアルを同じ仕組みで扱えることを重視

同社は、文書の管理を見直すにあたり、いくつかの方法を比較しました。社内の共有フォルダーで管理を続ける方法や、汎用の文書管理ツールを使う方法も検討しましたが、いずれも文書ごとに対象者を定めて公開し、版を追って管理するには、運用の工夫を重ねる必要がありました。

規程ログを選んだ理由の一つは、規程とマニュアルを同じ仕組みで管理できる点でした。規程ログでは、マニュアルを規程とは別の種類として登録できます。保安規程のような法令にかかわる規程と、電話応対のような業務マニュアルを区別したまま、一つの画面で扱えることは、文書の性格が異なる同社にとって重要でした。

もう一つの理由は、文書ごとに対象者を設定して公開できる点です。どの従業員に向けた文書かを公開の時点で定めておけば、関係する従業員に必要な文書だけを届けられます。周知の範囲が仕組みの上に記録として残ることも評価しました。

加えて、改定の手続きと版の管理、法令チェックの機能がそろっていることも決め手になりました。保安や安全衛生の規程は、法令の改正や設備の変更にあわせて見直しが必要になります。改定の経緯を版として残しながら、関係する条文を確かめられることは、規程を長く運用していくうえで欠かせない要素でした。

既存のファイルの取り込みと、2 つのアカウントでの整理

導入にあたって、同社はまず既存の規程とマニュアルを規程ログに取り込みました。保安規程や安全衛生管理規程、就業規則、事務所の電話応対マニュアルなどは、もともと文書ファイルとして作成されていました。規程ログの AI による取り込みを使い、これらのファイルから条文や見出しの構成を読み取って登録しています。

取り込んだ文書は、そのまま公開するのではなく、担当者が内容を一つずつ確かめました。条文の番号や見出しの階層が元のファイルどおりになっているか、表記に誤りがないかを確認し、必要な箇所を整えたうえで公開の準備を進めています。

管理の範囲に応じて、同社は 2 つのアカウントを使い分けています。文書の性格や管理する担当者の違いを踏まえて範囲を分けたことで、それぞれの担当者が自分の受け持つ文書に集中して整理を進められるようになりました。

移行の期間中は、従来のファイルも参照できる状態を保ちながら、規程ログでの公開を順に進めました。すべての文書を一度に切り替えるのではなく、内容の確認が済んだものから公開することで、従業員が混乱せずに新しい方法に慣れられるよう配慮しています。

文書ごとに対象者を定めるための整理

公開にあたって同社が時間をかけたのは、文書ごとの対象者の整理でした。保安規程は保安の業務に携わる従業員に、電話応対マニュアルは事務所で電話を受ける従業員に、就業規則はすべての従業員に、というように、文書ごとに誰が読むべきかを改めて確かめています。

この作業を通じて、これまで暗黙のうちに決まっていた周知の範囲が、はっきりと言葉で整理されました。どの文書を誰に届けるのかを担当者のあいだで確認し合ったことで、文書の目的そのものを見直す機会にもなっています。

対象者を設定した文書は、その従業員に向けて公開されます。従業員は自分に関係する文書を確認でき、関係のない文書に埋もれることがありません。管理する側にとっても、どの文書がどの範囲に周知されているかを画面で確かめられるようになりました。

規程とマニュアルを同じ仕組みで公開したことで、従業員が文書を探す場所も一つにまとまりました。保安の規程を確かめるときも、事務所の手順を確かめるときも、同じ方法で最新の内容にたどり着けます。

見直しの頻度が異なる文書を、同じ改定の流れで

運用を始めてから、同社が改めて意識したのは、文書によって見直しの頻度が大きく異なることでした。事務所の電話応対マニュアルは、問い合わせの内容や取り次ぎ先の変化にあわせて、比較的こまめに手を入れる文書です。これに対して保安規程や安全衛生管理規程は、法令や保安の体制にかかわるため、変更の内容を慎重に確かめたうえで改める必要があります。

従来は、こうした違いが管理の方法の違いとなって表れていました。マニュアルは担当者が手元のファイルを直接書き換え、規程は部門の中で回覧してから差し替えるというように、文書ごとに更新の手順がそろっていなかったのです。そのため、いつ誰がどこを変えたのかを、文書を横断して確かめることはできませんでした。

規程ログでは、規程もマニュアルも、下書きを作って内容を確かめ、公開して新しい版として残すという同じ流れで更新します。頻繁に見直すマニュアルでも、慎重に改める規程でも、変更の経緯が版として記録される点は変わりません。文書の性格に応じて確認にかける時間は異なっても、更新の手順そのものは一つにそろいました。

保安と安全衛生の規程の見直しにあたっては、法令チェックを活用しています。法令チェックでは、規程の条文を現行の法令や改正の内容と照らし合わせ、確認が必要な箇所を把握できます。担当者は、指摘された箇所を手がかりに関係する条文を確かめ、改定が必要かどうかを判断しています。

改定した規程は版として記録されるため、いつどの条文を変えたのかを後からたどれます。従来はファイル名や担当者の記憶に頼っていた改定の経緯が、仕組みの上に残るようになりました。保安の体制について説明を求められた場合にも、規程の変遷を示しやすくなっています。

改定した規程も、対象者を確かめたうえで公開しています。保安規程を改めた場合には、保安の業務に携わる従業員に新しい版を届けることで、関係する従業員に変更の内容を確実に伝えられるようになりました。

業務マニュアルへ広げる文書の一元管理

規程とマニュアルを同じ仕組みで公開し、文書ごとに対象者を定めて周知できるようになったことで、同社では誰に向けた文書かが明確になりました。周知の範囲を把握しやすくなり、最新の版がどれかを迷うこともなくなっています。

今後は、電話応対マニュアルに続いて、ほかの業務マニュアルも順次登録していく予定です。日々の業務の手順を定めた文書が増えるほど、対象者を定めて届ける仕組みの意味は大きくなります。保安の規程から事務所の手順書までを一つの仕組みで扱い、文書の一元管理を進めていく方針です。

新たにマニュアルを登録する際には、今回の整理で確かめた進め方を生かします。既存のファイルを取り込んで内容を確認し、誰が読むべき文書かを定めてから公開するという手順をそろえておくことで、文書の数が増えても周知の範囲を見失わずに済みます。保安の部門と事務所が同じ手順で文書を扱えることは、部門をまたいだ文書の管理を標準化するうえでも意味のあることだと同社は考えています。

あわせて、改定の手続きと法令チェックを継続的に運用し、法令の改正や業務の変化に応じて規程を見直す流れを定着させていきます。保安の体制を支える規程を、常に最新の状態で関係する従業員に届けることを目指しています。