購買・固定資産の手順と管理職向けのマニュアルを、担当者と分担して整備

この会社は、部品や製品の製造を手がける製造業の事業者です。生産の現場を支える管理部門では、資材や設備の調達、工場の機械や設備といった固定資産の管理、そして従業員の働く環境を守る取り組みまで、多岐にわたる業務を少人数で担っています。生産や品質の部門と連携しながら、会社の基盤となる手続きを支える役割です。

こうした業務の手順は、それぞれを担当する従業員が必要に応じて文書にしてきました。同社は 2026 年 6 月に規程ログを導入し、購買管理規程と、固定資産の取扱いや管理職向けのハラスメント対応をまとめたマニュアルを、2 名の担当者で分担しながら整備しています。文書の整備を一人の手に委ねず、分担して進める体制をどのように築いたのかを見ていきます。

担当者の手元に分かれていた業務の手順

製造業の管理部門の業務には、日々繰り返される定型の手続きが数多くあります。資材や部品の発注、取引先の選定、納品物の検収、設備の取得や移動、除却の手続きなどは、いずれも決まった手順に沿って進めることが求められます。

同社では、これらの手順を定めた文書を、それぞれの業務を担当する従業員が個別に作成してきました。購買の手順は購買を担う従業員が、固定資産の取扱いは経理を担う従業員が、ハラスメント対応の手引きは人事を担う従業員が、それぞれの判断で作り、手元のフォルダや共有フォルダに保管していました。

文書の作り方も担当者ごとに異なっていました。ある文書は表計算ソフトの表で手順を整理し、別の文書は文書作成ソフトで文章として書かれていました。表題の付け方や改定日の記載の仕方もそろっておらず、同じ会社の文書でありながら、全体を見渡すことが難しい状態でした。

その結果、どの業務の手順が文書になっていて、どれがまだなのか、どの文書がいつ見直されたのかを、会社として把握できていませんでした。担当者が異動したり休んだりしたときに、必要な文書の所在がわからなくなるおそれもありました。

加えて、手順が文書になっていても、実際に行われている手順と一致しているとは限りませんでした。文書を作った当時から業務の進め方が変わっていても、文書が改められないまま残っていることがありました。

購買・固定資産・ハラスメント対応、それぞれの文書の性格

今回の整備の対象となった三つの文書は、性格がそれぞれ異なります。購買管理規程は、発注の権限や取引先の選び方、検収の手続きなどを条文で定める規程です。取引の公正さを保ち、下請取引に関する法令に沿った運用を続けるためにも、会社としてのルールを明確にしておく必要があります。

固定資産の取扱いは、設備や機械をいつ、どのように取得し、移動や除却をどう記録するかという手順の文書です。経理や税務の処理と結びついており、現物と台帳の照合など、手順に沿った運用が求められます。条文で定めるよりも、手順を順に説明する形が向いているため、マニュアルとして整えることにしました。固定資産の手続きは取得から除却までの期間が長く、担当者が替わっても同じ方法で記録を続けることが求められます。現物の確認の進め方や、修繕と資産の取得の区別など、判断に迷いやすい場面も少なくありません。

管理職向けのハラスメント対応マニュアルは、部下から相談を受けたときの初動や、事実の確認、関係部門への報告の流れを示す文書です。職場のハラスメントを防ぐための措置は事業主に求められており、相談の窓口となる管理職が適切に対応できるよう、具体的な手順を示しておくことが重要です。管理職がどう動けばよいかがわからなければ、相談した従業員が置き去りにされるおそれもあります。

このように、規程として定めるべきものと、マニュアルとして示すべきものが混在していることも、整備を難しくしていた要因でした。

規程とマニュアルを分担して整備できる仕組み

同社は、文書を一か所で管理する方法を検討しました。共有フォルダの構成を見直してファイルの置き場所をそろえる案もありましたが、それだけでは形式の違いや改定の記録の問題は解消できません。表計算ソフトで文書の一覧表を作る方法も、一覧と実際の文書の内容が食い違いやすく、長く続けるのは難しいと判断しました。

規程ログを選んだ理由の一つは、規程とマニュアルを同じ仕組みで扱える点です。購買管理規程は規程として、固定資産の取扱いやハラスメント対応はマニュアルとして登録しながら、一覧の中で同じように管理できます。

もう一つの理由は、複数の管理者を置いて、文書の整備を分担できる点です。管理部門の業務はそれぞれに専門性があり、一人ですべての文書を整えることは現実的ではありません。担当者ごとに文書を受け持ちながら、同じ仕組みの中で進捗を共有できることが、同社にとって重要な条件でした。

既存の文書ファイルを取り込める点も評価されました。担当者がこれまで作成してきた文書を土台にできれば、一から書き直す負担を抑えられます。取り込みの機能では、既存のファイルの内容を AI が読み取り、規程やマニュアルとして編集できる形に整えます。

社内で独自に文書の管理の仕組みを作ることも選択肢の一つでしたが、管理部門には仕組みを作り、保守し続ける余力がありません。文書の整備そのものに時間を使えることを優先しました。

既存の文書を取り込み、2 名で役割を分ける

導入後、同社はまず既存の文書ファイルを規程ログに取り込みました。文書作成ソフトで作られた文書や、ファイルとして保管していた手順書を取り込むと、内容が文書として読み込まれ、編集できる状態になります。取り込んだ内容は担当者が原文と照らし合わせて確認し、見出しや表現を整えました。取り込みの段階では、文書の中に残っていた古い部署名や、すでに使われていない様式の名称なども見つかり、現在の体制に合わせて改めています。

そのうえで、もう一人の担当者を管理者として招待し、2 名で整備を進める体制を整えました。購買管理規程と固定資産のマニュアルは一方の担当者が、管理職向けのハラスメント対応マニュアルはもう一方の担当者が受け持つなど、文書ごとに役割を分けています。招待を受けた担当者は、ログインすれば取り込んだ文書をすぐに確かめられるため、操作に慣れるまでの時間も短く、整備の作業にすぐ取りかかれました。

分担して進めるにあたっては、表題の付け方や用語の使い方、見出しの立て方といった基本的な書き方を先にそろえました。担当者が異なっても、同じ会社の文書として統一感のある形に仕上げるためです。互いの文書にも目を通し、気づいた点を伝え合いながら整備を進めています。

分担の進め方で気を配ったこと

分担して整備を進めるうえで、同社が気を配ったのは、誰がどの文書を受け持っているかを明確にしておくことです。文書ごとに主な担当を決め、内容の判断はその担当が責任を持つ形にしました。もう一方の担当者は、読み手の立場から内容を確かめる役割を担います。

管理職向けのハラスメント対応マニュアルは、相談を受けた管理職が慌てずに対応できることを主眼に、読みやすさを重視して整えています。相談を受けたときに最初に確かめること、記録に残すこと、報告の先といった項目を順に示し、判断に迷う場面で立ち返れる構成を目指しています。相談者の秘密を守ることや、相談したことを理由に不利益な取扱いをしないことなど、管理職が必ず押さえるべき点も明記しています。

購買管理規程と固定資産のマニュアルには、互いに関わる箇所があります。設備を購入する場合には、購買の手続きと固定資産の取得の手続きが続けて行われるためです。二つの文書で手続きの切れ目や用語が食い違わないよう、同じ担当者が受け持ちながら、もう一方の担当者が両方を通して読んで確かめています。

版の管理があることで、互いの文書に手を入れる際の負担も軽くなりました。修正した内容は版として記録されるため、必要があれば以前の内容に立ち返れます。

一覧で見えるようになった整備の進み具合

規程とマニュアルが一か所にまとまったことで、どの文書が登録されていて、どの段階にあるのかを一覧で確認できるようになりました。担当者ごとの手元のフォルダを確かめて回る必要はなくなり、全体の整備状況を同じ画面で把握できます。

文書は版として管理されるため、改定の経緯をたどることもできます。どの時点で何が改められたのかが記録として残り、ファイル名に日付を付けて版を区別するといった運用は不要になりました。

2 名で分担して進められるようになったことも、大きな変化です。一人が文書の整備を抱え込むことなく、それぞれの得意な分野の文書を並行して整えられます。担当者の一方が不在のときにも、もう一方が同じ仕組みで文書の状況を確かめられるため、業務の属人化を防ぐことにもつながっています。

文書の書き方をそろえたことで、購買や固定資産、ハラスメント対応という性格の異なる文書が、同じ会社の文書として一貫した形で並ぶようになりました。読み手にとっても、どの文書でも同じ構成で必要な箇所を探せることは利点になります。

整備の進み具合が見えるようになったことで、管理部門の上長にも状況を説明しやすくなりました。どの文書の整備が終わり、どれが確認の途中なのかを、同じ一覧をもとに伝えられます。

ほかの業務手順へ広げ、標準化を進める

現在、同社は三つの文書の内容を確かめながら、整備の仕上げを進めています。今後は、在庫の管理や出荷の手続き、設備の点検など、管理部門や現場で繰り返し行われているほかの業務手順も、順次マニュアルとして登録していく予定です。

業務の手順を同じ形式で文書にそろえていくことは、業務の標準化そのものでもあります。新しく配属された従業員が手順を確かめやすくなり、担当者による進め方のばらつきも抑えられます。標準化の取り組みでは、文書を整えることと、その文書が実際に使われることの両方が欠かせません。改定の経緯が版として残る仕組みを生かし、現場からの指摘を受けて手順を改める流れも整えていく考えです。

整備を終えた文書は、対象となる従業員へ公開し、周知を進める予定です。とくに管理職向けのハラスメント対応マニュアルは、管理職が必要なときにすぐ確かめられる状態にしておくことが重要であり、公開の方法も含めて検討を進めています。

同社は、2 名で始めた分担の体制を土台に、文書の整備を会社全体の取り組みへと広げていく方針です。規程とマニュアルを一つの仕組みで管理しながら、必要に応じて改定を重ね、業務の実態に合った手順を保ち続けることを目指しています。