稟議と規程の管理のルールから、会社の規程を整備

この会社は、不動産の売買や賃貸の仲介、物件の管理などを手がける不動産会社です。経営者と従業員が近い距離で日々の判断を重ねながら事業を育ててきました。取り扱う物件や取引の幅が広がり、これから従業員を迎え入れていく段階に差しかかっています。

組織が大きくなると、それまで顔を合わせて決めてきたことを、誰が見てもわかる決まりとして示す必要が出てきます。同社は 2026 年 10 月に規程ログを導入し、就業規則や育児介護休業規程とあわせて、稟議規程と規程管理規程の作成に取りかかりました。規程はまだ公開しておらず、下書きを重ねて内容を検討している段階です。成長を見据えて社内の決まりを整え始めた同社の歩みを、順にご紹介します。

成長の前に社内の決まりを固めるという判断

不動産の取引は、一件ごとの金額が大きく、契約の内容も複雑です。物件の仕入れや売却、賃貸借の契約、広告の出稿、管理物件の修繕など、会社として判断すべき事柄は多岐にわたります。取引の公正さや、顧客への説明の確かさが法令で強く求められる業種でもあり、社内の判断の過程を明確にしておくことは、事業の信頼性に直結します。

同社ではこれまで、こうした判断の多くを経営者が直接下してきました。従業員の数が限られているうちは、口頭での相談と了承で業務は十分に回ります。しかし、従業員が増え、担当する取引が分かれていくと、誰がどこまで判断してよいのかが曖昧なままでは、判断が滞ったり、逆に必要な確認を経ないまま話が進んだりするおそれがあります。

宅地建物取引業に関わる業務では、重要事項の説明や契約書面の交付など、法令に沿った手続きが欠かせません。こうした業務を担う従業員が増えるほど、社内での確認の手順を明確にしておく必要性も高まります。

同社は、こうした問題が表に出る前に、社内の基本的な決まりを文書として整えることを決めました。従業員が増えてから慌てて規程を作るのではなく、組織が小さいうちに土台を固めておくほうが、関係者の合意も得やすく、運用にも無理がないと考えたためです。

整備の対象として最初に選んだのは、働き方の基本を定める就業規則と育児介護休業規程、決裁の手続きを定める稟議規程、そして規程そのものの管理の方法を定める規程管理規程です。いずれも、組織が大きくなるにつれて必要性が増す規程です。

慣例に支えられてきた決裁と規程の運用

同社の決裁は、慣例に頼る部分が多くありました。一定の金額を超える支出や、新しい取引先との契約などは経営者に相談するという暗黙の了解はあったものの、その基準は明文化されていませんでした。相談の記録も、メールや打ち合わせのメモに散らばっており、後から判断の経緯をたどることは容易ではありませんでした。

社内の規程についても、同じような状況がありました。必要に迫られて作った文書はあっても、それを誰が作り、誰が承認し、いつから適用するのかという手続きは定まっていませんでした。文書を改める場合にも、決まった手順がないため、改めた内容が関係者に伝わらないまま運用が変わってしまうおそれがありました。

規程を作る手続きそのものが定まっていないことは、規程の整備を進めるうえでの根本的な課題でした。個々の規程を作っても、それを改め、管理していく仕組みがなければ、時間とともに実態と合わなくなっていきます。同社は、規程管理規程を整備の対象に加えることで、この課題に正面から取り組むことにしました。

規程を作る段階から一つの仕組みで扱う

規程の整備にあたり、同社はいくつかの方法を検討しました。文書作成ソフトで規程を作り、共有のフォルダで保管する方法は手軽ですが、下書きの検討を重ねるうちにファイルが増え、どれが最新の案なのかがわかりにくくなります。外部の専門家に規程の作成を一括して依頼する方法もありますが、会社の実情に合った規程にするには、社内での検討が欠かせません。

社内で独自に規程の一覧表を作り、版や施行日を管理していく方法も考えられました。しかし、一覧表と規程の本文が別々になれば、更新の漏れは避けにくくなります。規程の本文と記録が一体になった仕組みが望ましいと判断しました。

規程ログを選んだのは、規程の作成から管理までを一つの仕組みで行える点が決め手でした。下書きを作成し、内容を検討し、固まった段階で公開するという流れを、同じ仕組みの中で進められます。規程を作ったあとの改定や管理も、同じ場所で続けられます。

下書きの段階から版として記録が残ることも重視されました。規程の内容を検討する過程では、条文の表現や基準を何度も見直すことになります。どのような案を経て最終的な内容に至ったのかが残っていれば、後から規程の趣旨を確かめたいときにも役立ちます。

規程ログには承認の段階を設ける機能もあります。規程管理規程で承認の手続きを定めた後、その手続きを仕組みの上でも反映できる見通しが持てたことも、評価の一つでした。

規程管理規程を作るという同社の取り組みにとって、規程を管理する仕組みそのものを先に持てることには大きな意味がありました。規程の作り方や改め方を定める規程を、実際に規程を管理する仕組みに合わせて書けるためです。

稟議規程と規程管理規程の考え方

稟議規程では、どのような事柄を稟議の対象とするか、誰が起案し、誰の確認を経て、誰が決裁するのかという流れを定めます。同社では、物件の仕入れや大きな支出、契約の締結など、会社として判断すべき事柄を整理し、それぞれについて決裁の権限を持つ者を明確にする方向で検討を進めています。

決裁の基準をどの程度細かく定めるかは、検討の中心となっている点の一つです。基準を細かくしすぎれば、日々の業務の動きが鈍くなります。一方で、基準が曖昧であれば、規程を作った意味が薄れます。同社は、事業の規模や取引の性格を踏まえながら、現実的に運用できる線を探っています。

稟議の記録をどのように残し、どの程度の期間保存するかも、規程に定める事項として検討しています。判断の経緯を後から確かめられるようにしておくことは、取引の相手方や金融機関への説明の場面でも役立ちます。

規程管理規程では、規程の制定と改廃の手続き、規程を所管する部署、承認の権限、施行の時期、従業員への周知の方法などを定めます。規程の体系をどのように分類し、どの規程をどの手続きで改めるのかを決めておくことで、規程が増えても全体の秩序を保てるようにする狙いがあります。

二つの規程は、互いに関わり合っています。規程を新たに定めたり改めたりすることは、それ自体が会社として決裁すべき事柄の一つです。稟議規程と規程管理規程の手続きが食い違わないよう、両方を並べて見比べながら内容を整えています。

下書きを重ねて内容を検討する

現在、同社は規程ログの上で各規程の下書きを作成し、内容の検討を進めています。就業規則と育児介護休業規程は、労働条件や休業の制度など、法令で定められた事項を漏れなく盛り込むことを重視しながら、同社の働き方に合った定めを検討しています。

育児介護休業規程は、法令の改正が続いている分野の規程です。制度の内容を現行の法令に合わせて定めるとともに、従業員が制度を利用しやすいよう、申し出の手続きをわかりやすく書くことを心がけています。

稟議規程と規程管理規程は、同社の実情に合わせて一から考える部分が多い規程です。経営者と管理の担当者が下書きを確かめ、気づいた点を反映しながら案を改めています。下書きは版として記録されるため、検討の途中で以前の案に立ち返りたいときにも、記録をたどって確かめられます。

下書きを一つの仕組みの中で扱うことで、案の取り違えを心配する必要がなくなりました。ファイルを送り合って意見を集める方法では、誰がどの版に意見を書いたのかがわからなくなりがちです。規程ログでは、関係者が同じ下書きを見ながら検討を進められます。

検討の過程では、規程どうしの用語の統一にも気を配っています。たとえば、稟議規程で使う役職の呼び方と、就業規則や規程管理規程で使う呼び方がそろっていなければ、従業員が読んだときに混乱を招きます。複数の規程を同じ場所で作成していることで、こうした細かな点も確かめやすくなっています。

文書にしてみて見えてきたこと

規程の下書きを作る過程そのものが、同社にとって業務の進め方を見直す機会になっています。これまで慣例として行ってきた決裁の流れを文書に書き出してみると、判断の基準が人によって少しずつ異なっていたことや、確認の手順が抜けやすい場面があることに気づかされました。

規程の作成は、こうした暗黙の了解を言葉にし、関係者の間で共有する作業でもあります。下書きを前にして議論を重ねることで、会社として何を大切にし、どのような手順で判断を下すのかについて、経営者と従業員の認識がそろいつつあります。

規程の検討に従業員の意見を取り入れる場面も設けています。日々の業務を担う従業員の目から見て無理のない手順になっているかを確かめることで、運用を始めた後の定着を見込んでいます。

また、規程を整えることは、採用の場面でも意味を持ちます。労働条件や社内の手続きが明確に定まっている会社であることは、入社を検討する人にとって安心材料になります。

まだ公開には至っていませんが、規程を作り、検討し、記録を残すという一連の流れを一つの仕組みで進められていることは、規程管理規程に定めようとしている手続きを実際に試しながら整備を進めていることでもあります。

公開に向けて、そして運用の始まりへ

今後、同社は内容が固まった規程から順に公開し、社内のルールとして運用を始める予定です。公開にあたっては、従業員に規程の趣旨と要点を説明し、とくに稟議規程については、日々の業務の中でどのように起案し、決裁を受けるのかを具体的に示していく考えです。

規程は、公開して終わりではありません。運用を始めれば、実際の業務に合わない点や、想定していなかった場面が見つかることもあります。そうした場合には、規程管理規程に定めた手続きに沿って規程を改め、その経緯を版として残していきます。

改定の際には、改定の前後の内容を比べた新旧対照表を作成し、従業員への説明に用いることも視野に入れています。

事業の拡大に合わせて、ほかの規程の整備にも順次取りかかる予定です。同社は、組織が小さいうちに整えた決まりと規程の管理の仕組みを土台に、従業員が増えても判断の質を保てる会社づくりを進めていきます。