改定のたびに配り直していた就業規則を、いつでも最新を見られる形に

この社会福祉法人は、高齢者や障害のある方を支える福祉サービスを運営しています。施設では、日中の勤務に加えて早番や遅番、夜勤を組み合わせた交替勤務で職員が働いており、介護や支援にあたる職員のほか、看護、調理、事務などさまざまな職種の職員が利用者の生活を支えています。

勤務の時間帯も職種も異なる職員に、就業規則を同じように届けることは、法人にとって長年の課題でした。同法人は、改定のたびに紙を配り直す運用を改め、職員がいつでも最新の規程を確認できる形を整えました。その経緯を順を追ってご紹介します。

交替勤務の職場で求められる就業規則の周知

労働基準法では、就業規則を作成した使用者に対し、その内容を労働者に周知することを求めています。周知の方法としては、作業場の見やすい場所への掲示や備え付け、書面での交付のほか、労働者がいつでも内容を確認できる電子的な方法も認められています。大切なのは、職員が必要なときに規程の内容を確かめられる状態にあることです。

社会福祉法人の施設では、この周知が簡単ではありません。利用者の生活は昼夜を問わず続くため、職員は交替で勤務にあたります。日勤の職員が帰ったあとに夜勤の職員が出勤し、早番と遅番の職員が顔を合わせる時間も限られています。全職員を一度に集めて説明する機会は、ほとんどありません。

加えて、福祉の職場では、介護や障害福祉の制度の見直しにあわせて働き方を整える必要が生じることもあります。育児や介護と仕事を両立する職員への配慮、休暇の取り扱い、賃金や手当の定め方など、就業規則の見直しが求められる場面は少なくありません。改定のたびに、その内容をすべての職員に伝える必要があります。

同法人でも、こうした事情から就業規則を定期的に見直してきました。ただ、改定した内容を職員に届ける方法は、長く紙の配布に頼ったままでした。

改定のたびに印刷し直していた就業規則

同法人では、就業規則を改定すると、新しい規程を印刷して職員に配り直していました。施設ごとに必要な部数を用意し、各部署の責任者を通じて職員へ配布します。あわせて、事務室には綴じた就業規則を備え付け、職員が閲覧できるようにしていました。

この方法では、改定のたびに事務の担当者の負担が生じます。規程の全文を印刷し、部数を数え、配布の段取りを整える作業は、日々の事務に加えて行わなければなりません。改定の内容が一部の条文にとどまる場合でも、規程全体を差し替える必要がありました。

配布そのものにも時間がかかりました。交替勤務の職員には、出勤した日に手渡すしかありません。休暇中の職員や、夜勤が続く職員に届くまでには日数がかかり、全員に配り終えたかどうかを確かめるには、配布した職員を一人ずつ記録しておく必要がありました。

さらに、改定の内容をどのように伝えるかも課題でした。規程を配るだけでは、どの条文がどう変わったのかが職員に伝わりにくくなります。責任者が口頭で補足することもありましたが、説明の内容は伝える人によって異なり、職員によって受け取る情報に差が生じていました。

施設に残る古い版と、確認の状況が見えない不安

紙の配布を続けるなかで、同法人がとくに気にかけていたのが、古い版の扱いでした。新しい規程を配っても、以前に配った紙が職員の手元や休憩室、各部署の棚に残っていることがあります。職員がそれを見て、改定前の内容を正しいものと受け取ってしまう可能性がありました。

事務室に備え付けた規程も、差し替えの漏れがあれば古い版のまま残ります。どの施設のどの棚にどの版が置かれているかを、事務の担当者がすべて把握し続けることは現実的ではありませんでした。

もう一つの不安は、職員が規程を実際に読んだかどうかがわからないことでした。配布した記録はあっても、内容を確認したかどうかまでは確かめられません。休暇や賃金にかかわる改定であれば、内容を知らないまま働き続けることで、職員本人が不利益を受けるおそれもあります。

こうした状況から、同法人は、職員が最新の規程だけを確実に見られる仕組みと、確認の状況を把握できる仕組みの両方を求めるようになりました。

職員が安心して働き続けるためには、自分の労働条件がどのように定められているかを、いつでも正確に確かめられることが欠かせません。人材の確保が難しい福祉の職場では、こうした環境を整えておくことが、職員の定着を支えるうえでも重要だと同法人は考えていました。

いつでも最新版を確認できる仕組みを選ぶ

同法人は、紙の配布に代わる方法として、いくつかの選択肢を検討しました。法人内の共有フォルダーに規程のファイルを置く方法は手軽ですが、ファイルを差し替えるたびに職員へ知らせる必要があり、誰が確認したかもわかりません。汎用の文書管理ツールを使う方法も検討しましたが、規程の改定の履歴を条文単位で残したり、職員の確認の状況を把握したりするには、運用の工夫が必要でした。

規程ログを選んだ理由は、職員がいつでも最新の規程を確認できる環境を整えられることでした。規程ログで公開した規程は、改定すると新しい版に置き換わり、職員は常に最新の内容を見ることになります。古い版が職員の目に触れて混乱を招くことがありません。

改定の履歴を版として残せる点も評価しました。改定前の規程は版として記録され、いつどの条文を変えたのかを後からたどれます。紙の時代には綴じた規程を見比べなければわからなかった変更の経緯が、仕組みの上で確かめられるようになります。

既読の確認の機能も、同法人にとって大きな決め手でした。職員が規程を確認したかどうかを把握できれば、改定の内容が届いていない職員に個別に声をかけることができます。周知の状況を記録として残せることは、法人として規程を運用するうえでの安心につながると考えました。

法令チェックで見直してから、就業規則を公開

導入にあたって、同法人はまず就業規則を規程ログに登録しました。紙で運用してきた規程を、改めて一つの仕組みの上で整える機会と位置づけ、すぐに公開するのではなく、内容を見直すことから始めています。

見直しには法令チェックを活用しました。法令チェックでは、規程の条文を現行の法令や改正の内容と照らし合わせ、確認が必要な箇所を把握できます。同法人では、労働時間や休暇、育児や介護との両立にかかわる条文など、法令の改正の影響を受けやすい箇所を中心に、指摘された内容を一つずつ確かめました。

指摘を受けた箇所については、関係する法令の内容を確認したうえで、修正が必要かどうかを判断しています。必要な修正を加え、法人の中で内容を確かめてから、就業規則を公開しました。新しい仕組みでの運用を、内容を整えた規程から始められたことは、職員に案内するうえでも意味のあることでした。

見直しの過程では、紙の規程と規程ログに登録した内容を見比べ、条文の番号や見出しの構成が正しく反映されているかも確かめています。長く紙で運用してきた規程には、手書きで補足した注記や、別紙で配った細則が付いていることもありました。こうした内容を本文に取り込むか、別の規程として扱うかを整理したことで、就業規則の全体像が以前よりもわかりやすくなりました。

あわせて、改定の手続きの進め方も法人の中で確かめました。規程ログでは、改定の内容を下書きとして作成し、内容を確かめてから新しい版として公開します。誰が下書きを作り、誰が内容を確かめるのかをあらかじめ決めておいたことで、公開後の最初の改定も迷わずに進められました。

勤務の時間帯が異なる職員への案内の工夫

規程ログでの公開を始めるにあたり、同法人は職員への案内にも配慮しました。全職員を一度に集めることが難しいため、各部署の責任者を通じて、交替の申し送りや朝夕の打ち合わせの機会に、規程の確認の方法を順に伝えています。

案内では、規程ログで就業規則を確認できることと、改定があればそこで最新の内容が見られることを伝えました。あわせて、これまで配布していた紙の規程は今後差し替えないことも説明し、古い版を参照しないよう呼びかけています。

夜勤の多い職員や休暇中の職員にも案内が届くよう、責任者が職員ごとに伝えたかどうかを確かめながら進めました。紙を手渡す必要がなくなったことで、勤務の時間帯にかかわらず、職員が自分の都合のよいときに規程を確認できるようになっています。

既読の確認を使うことで、案内がどこまで行き届いているかも把握できるようになりました。確認が済んでいない職員がいれば、責任者が声をかけて確認を促しています。

スマートフォンやパソコンの操作に不慣れな職員には、事務室の端末で一緒に画面を開き、規程を確認する手順を実際に見せながら説明しました。一度操作した職員の多くは、次の改定からは自分で確かめられるようになっています。

配り直しのいらない改定と、ほかの規程への展開

運用を始めてから、同法人では就業規則を改定するたびに印刷して配布する作業がなくなりました。改定の内容は規程ログの上で新しい版として公開され、職員はその日から最新の規程を確認できます。事務の担当者が部数を用意し、配布の段取りを整える必要はありません。

改定は版として記録されるため、過去の版もたどれます。職員から以前の取り扱いについて問い合わせを受けた場合にも、当時の規程を確かめて説明できるようになりました。改定の経緯が仕組みの上に残ることで、担当者が交代しても同じ情報を引き継げます。

職員が規程を確認したかどうかも、画面で把握できるようになりました。改定の内容が届いているかを確かめ、必要に応じて個別に案内できるため、周知の確実さが高まっています。配布の記録をつける手間もかからなくなりました。

就業規則での運用が定着したことを受け、同法人は今後、ほかの規程も順次規程ログに登録していく予定です。賃金や休暇にかかわる規程など、職員の働き方に直接かかわる規程から整備を進め、法人全体での周知の仕組みを整えていきます。

規程を登録する際には、就業規則と同じく法令チェックで内容を見直し、整えたうえで公開する方針です。改定の手続きと既読の確認を組み合わせ、規程を改めるたびに職員へ確実に届ける流れを、法人の標準として定着させていきます。

交替勤務の職場であっても、すべての職員が同じ規程を同じように確認できること。同法人は、その状態を保ち続けることが、職員が安心して働ける職場づくりの土台になると考えています。