就業規則・運営規程・個人情報の規程を、施設の手元のファイルから整備

この施設は、利用者の日々の暮らしを支える福祉サービスを提供する福祉施設です。介護や生活の支援、相談の対応など、職員が利用者一人ひとりに寄り添いながら、日中から夜間まで交代でサービスを提供しています。

福祉施設の運営には、職員の働き方を定めた就業規則に加え、事業の運営の方法を定めた運営規程や、利用者の個人情報の扱いを定めた規程が欠かせません。同施設は 2026 年 8 月に規程ログを導入し、手元に保管してきたこれらの規程のファイルを取り込んで、整備を進めています。規程はまだ職員に公開しておらず、内容の確認を進めている段階です。ここまでの取り組みを、背景から順にたどります。

規程を整え、職員と利用者に示すことが求められる福祉施設

福祉のサービスを提供する事業所には、法令に基づいてさまざまな規程を定めることが求められています。そのうち運営規程は、事業の目的や運営の方針、職員の職種と職務の内容、営業日や営業時間、利用の定員、サービスの内容と利用料、緊急時の対応などを定める規程です。利用者がサービスを選ぶ際の重要な情報でもあり、事業所の中で見やすい形で示しておく必要があります。

運営規程の内容は、事業所の指定や運営の基準とも結びついています。定員やサービスの内容を変える場合には、運営規程を改め、必要に応じて所管の行政機関への手続きを行うことになります。運営規程が実際の運営と食い違っていれば、行政による指導の場面で指摘を受けるおそれもあります。

個人情報の扱いも、福祉施設にとって重要な課題です。施設では、利用者の心身の状況や病歴、家族の状況など、とくに慎重な扱いが求められる情報を日常的に扱います。個人情報管理規程は、こうした情報をどのように取得し、保管し、誰と共有するのかを定め、職員が同じ考え方で情報を扱えるようにするための規程です。

そして、職員の労働条件を定める就業規則があります。福祉施設の職員は、日勤や夜勤など異なる勤務の形で働いており、勤務の時間や休日、休暇の扱いを明確にしておくことは、職員が安心して働き続けるための前提になります。福祉の職場では人材の確保が大きな課題であり、労働条件をわかりやすく示すことは、職員の定着にもつながります。

これらの規程は互いに関わり合っています。運営規程に定めた職員の体制は就業規則の勤務の定めと整合している必要があり、個人情報の扱いは運営規程の中でも触れられます。一つの規程を改めれば、ほかの規程への影響も確かめなければなりません。

事務室のファイルに頼っていた規程の管理

同施設では、これらの規程を施設内のファイルとして管理していました。文書作成ソフトで作った規程を事務室のパソコンや共有のフォルダに保存し、必要に応じて印刷して綴じておくという方法です。

この方法では、どのファイルが最新版なのかを確かめることが難しくなります。規程を改めるたびにファイルを上書きしたり、別の名前で保存したりしてきたため、似た名前のファイルが複数残り、どれが現在施行されているものかを判断するには、内容を開いて確かめる必要がありました。

改定の記録を残すことも課題でした。いつ、どの条文を、どのように改めたのかを記録する決まった方法がなく、過去の改定の経緯をたどるには、担当者の記憶や古い印刷物に頼るほかありませんでした。運営規程のように、行政への手続きと結びつく規程では、改定の経緯を説明できる状態にしておくことが望まれます。

規程の扱いが事務の担当者に集中していたことも、懸念の一つでした。担当者が不在のときに職員から規程について尋ねられても、ほかの職員がすぐに該当するファイルを探し出すことは容易ではありませんでした。

交代制の職場で規程を届けることの難しさ

規程を職員に周知することにも、福祉施設ならではの難しさがありました。職員は交代制で勤務しており、全員が同じ時間に施設にそろうことはほとんどありません。規程を改めても、職員会議で説明するだけでは、その場にいなかった職員に内容が伝わらないおそれがあります。

印刷した規程を休憩室に置いておく方法もとられてきましたが、職員が実際に目を通したかどうかは確かめようがありませんでした。とくに個人情報の扱いのように、職員一人ひとりが守らなければ意味をなさない規程では、内容が確実に伝わっていることが重要です。

新しく加わった職員への説明も同様です。採用のたびに規程を一から説明するのは、事務の担当者にとって負担でした。規程を確かめられる場所が一つに定まっていれば、新しい職員にも同じ方法で案内できます。

同施設は、規程を一つの場所に集めて最新版を確かめられるようにすることと、職員への周知を確かなものにすることの二つを、規程の管理の見直しの目標に据えました。

手元のファイルを生かして始められること

規程の管理の方法を見直すにあたり、同施設はいくつかの方法を比べました。共有のフォルダの構成を整理し直す方法は手軽ですが、最新版の判別や改定の記録という課題は残ります。汎用の文書管理ツールを使う方法も考えましたが、条文で構成される規程を扱うには機能が十分ではなく、職員への周知の仕組みも別に考える必要がありました。

規程ログを選んだ大きな理由は、既存の規程ファイルを取り込んで管理を始められる点でした。施設には、長年にわたって使ってきた規程がすでにあります。これを一から入力し直すのではなく、手元のファイルを生かして始められれば、事務の負担を抑えながら移行を進められます。

規程が版として管理されることも重視されました。改定のたびに版が記録されれば、どれが最新版かを迷うことはなくなり、過去の内容もさかのぼって確かめられます。行政への手続きと結びつく運営規程を扱ううえで、この点は欠かせない条件でした。

さらに、規程を公開した後に、職員が規程を確認したかどうかを把握できる機能があることも、選定の後押しになりました。交代制で働く職員への周知という課題に、仕組みとして応えられると考えたためです。

施設の事務の体制は限られており、新しい仕組みの導入に多くの時間を割くことはできません。使い始めるまでの準備が少なく、事務の担当者が日常の業務と並行して扱えることも、選定の際に重視した点でした。

就業規則・運営規程・個人情報管理規程の取り込み

導入後、同施設はまず施行中の就業規則をはじめとする規程を、既存のファイルから取り込みました。規程のファイルを取り込むと、AI が条文の構成を読み取り、規程として編集できる形に整えます。続けて、運営規程と個人情報管理規程も同じ方法で取り込みました。

取り込みにあたっては、事前に事務室のファイルを見直し、どれが現在施行されている版なのかを確かめる作業から始めました。似た名前のファイルの中から最新版を見定めることは、それ自体が手間のかかる作業でしたが、規程を一つの場所に集めるための最初の一歩として欠かせないものでした。

印刷して綴じていた規程の中には、手書きで修正が加えられているものもありました。そうした修正が正式な改定として扱われていたのかどうかを確かめ、必要なものは規程ログの上の条文に反映しています。

取り込んだ規程は、事務の担当者が元のファイルと照らし合わせ、条文の抜けや表記の崩れがないかを確かめています。規程は条文の数が多く、別表や様式が付いているものもあるため、確認は一つずつ丁寧に進めています。

取り込みの作業は、事務の担当者が日々の業務の合間に進めました。規程ごとに取り込みと確認を済ませてから次の規程に移るという順序を守ることで、作業の途中で状況がわからなくなることを防いでいます。

内容の確認を進める中で見えてきたこと

規程を一つの場所に並べて確かめていく中で、規程どうしの関係も見えやすくなりました。たとえば、運営規程に定める職員の職種や勤務の体制と、就業規則に定める勤務の形とが、同じ考え方で書かれているかを見比べられます。個人情報管理規程と運営規程の中で、利用者の情報の扱いに触れている箇所の表現がそろっているかも確かめています。

就業規則については、勤務の形ごとの労働時間や休憩、夜勤の扱いなどを中心に、現在の勤務の実態と合っているかを確かめています。職員の働き方に直結する部分であるため、確認には時間をかけています。

こうした確認を通じて、実際の運営と規程の記載との間に差がある箇所が見つかれば、規程ログの上で文言を改めています。改めた内容は版として記録されるため、整備の過程そのものが記録として残ります。

改めた規程は、公開するまでは職員に示されない状態で扱われます。内容を固める途中の規程が現場に伝わって混乱を招くことがないため、事務の担当者は落ち着いて確認を進められます。

現在は、施設の管理者と事務の担当者が中心となって内容の確認を進めています。最新版がどれかを迷うことはなくなり、規程について尋ねられた際にも、同じ場所を見れば答えられる状態が整いつつあります。

施設の管理者も同じ場所で規程を確かめられるようになったことで、規程の管理を事務の担当者一人に頼らない体制にも近づいています。規程について判断が必要な場面で、担当者の不在に左右されにくくなりました。

公開と既読の確認で、周知を確かなものに

今後、同施設は整備が完了した規程から順に職員へ公開する予定です。公開にあたっては、規程の要点を職員会議などで説明するとともに、勤務の都合で会議に出られない職員も、規程ログを通じて同じ内容を確かめられるようにします。夜勤の前後など、職員それぞれの都合のよい時間に規程を読めることは、交代制の職場にとって大きな利点です。

公開後は、職員が規程を確認したかどうかを把握できる機能を活用し、周知を徹底する方針です。とくに個人情報管理規程については、新たに加わった職員を含め、全員が内容に目を通している状態を保つことを目指しています。

あわせて、運営規程を改める必要が生じた場合には、改定の経緯を版として残しながら、行政への手続きに必要な内容を整理できるようにしていきます。過去の版と照らし合わせて変更点を確かめられることは、手続きの準備を進めるうえでも役立つと考えています。

規程は、施設の運営とともに改められていくものです。同施設は、規程を一つの場所で版として管理する体制を土台に、利用者が安心してサービスを受けられ、職員が安心して働ける施設づくりを続けていきます。