部署と事業場ごとに異なる規程の対象を、組織の構成から整理

このガス事業者は、地域の家庭や事業所にガスを届ける事業を営んでいます。本社の管理部門に加えて、導管の保守や設備の点検を担う部署、需要家からの問い合わせや開栓・閉栓の受付に応じる部署などがあり、勤務の形も業務の内容も部署によって異なります。事業場も複数に分かれています。

部署と事業場がそれぞれの役割を担う組織では、同じ会社の規程であっても、関係する従業員の範囲は規程ごとに違ってきます。同社は、規程ログに組織の構成を登録し、その構成に沿って規程を整える取り組みを始めました。現在までの進め方をご紹介します。

保安の現場と需要家の窓口が並ぶ組織

ガス事業は、ガスの安定した供給と保安の確保を前提に成り立つ事業です。導管や設備の保守、緊急時の出動の体制など、保安にかかわる業務は昼夜を問わず続きます。一方で、需要家の住まいや事業所を訪問して点検を行う業務や、電話や窓口で問い合わせに応じる業務など、需要家と直接かかわる仕事も多くあります。

こうした業務の違いは、働き方の違いにもつながります。保安の部署では交替での勤務や待機の体制が必要になり、窓口の部署では受付の時間に合わせた勤務が中心になります。事業場ごとに設備や人員の構成も異なり、労働時間の管理や休暇の取り方にも、それぞれの事情があります。

同社では、就業規則をはじめとする規程を全社で定めつつ、部署や事業場の事情に応じた取り扱いも必要としていました。どの規程がどの部署やどの事業場に関係するのかを、規程を作る段階から整理しておくことが求められていたのです。

加えて、近年は従業員の働き方にかかわる法令の改正が続いています。育児や介護と仕事の両立を支える制度の見直しや、顧客などからの著しい迷惑行為、いわゆるカスタマーハラスメントへの対応など、事業者として規程の整備が求められる分野も広がってきました。

改正の内容によっては、施行の時期に合わせて規程を改める必要があります。どの規程をいつまでにどう見直すかを把握し、計画的に整備を進めることは、従業員の働き方を守るうえでも、事業者としての責任を果たすうえでも重要な課題でした。

規程と組織の対応が見えにくかった管理

これまで同社では、規程を文書ファイルとして作成し、管理部門で保管していました。規程の本文には適用の範囲が書かれているものの、その規程がどの部署やどの事業場の従業員に関係するのかを、一覧で確かめる方法はありませんでした。

規程の数が増え、組織の改編や事業場の見直しが重なるにつれて、規程と組織の対応はさらに見えにくくなっていました。ある部署にとってどの規程が関係するのかを確かめるには、担当者が規程の本文を一つずつ読み、適用の範囲を確認する必要がありました。

規程を見直す場面でも、同じ課題が生じます。規程の内容を改めれば、影響を受ける部署や事業場に伝えなければなりません。しかし、規程と組織の対応が整理されていなければ、誰に知らせるべきかを判断するたびに、改めて確認の作業が必要になります。

とくにカスタマーハラスメントの防止のように、需要家と接する部署の従業員にとって重要な規程では、関係する部署を正しく押さえておくことが欠かせません。窓口や訪問の業務に携わる従業員が、自分に関係する規程を確実に把握できる状態を整える必要がありました。

規程と組織の対応を整理することは、規程を作る側の負担を軽くするだけでなく、従業員にとっても意味のあることです。自分の部署や事業場に関係する規程がはっきりしていれば、必要な定めを探す手間が減り、規程の内容を正しく理解しやすくなります。

一人の担当者に集まっていた整備の作業

規程の整備は、管理部門の特定の担当者が中心となって進めていました。規程の作成から法令の確認、社内での調整までを一人で受け持つことが多く、作業の量が増えるほど、整備が後回しになりがちでした。

複数の担当者で作業を分担しようとしても、規程のファイルがそれぞれの手元にあると、誰がどの規程のどの部分を作業しているのかがわかりません。作業の途中の版がいくつも生まれ、どれが最新かを確かめるだけでも手間がかかります。進み具合を共有するには、打ち合わせのたびに口頭で確認するしかありませんでした。

また、担当者の経験に頼る部分が大きいことも課題でした。規程の作り方や、部署ごとの事情の扱い方が担当者の頭の中にとどまっていると、担当者が交代したときに引き継ぎが難しくなります。規程の整備を組織として続けていくには、作業の手順と情報を共有できる仕組みが必要でした。

法令の改正が続くなかで、規程の整備に求められる作業は今後も増えていくと見込まれました。一人の担当者に頼る体制のままでは、改正の施行に間に合わせることが難しくなるおそれがあります。同社は、規程の整備を複数の担当者で分担できる体制づくりを、仕組みの見直しとあわせて進めることにしました。

組織の構成から規程を整えるという選択

同社は、規程の管理を見直すにあたり、いくつかの方法を検討しました。社内の共有フォルダーで規程のファイルを管理し続ける方法は、新たな費用がかからない一方で、規程と組織の対応を記録する仕組みがありません。汎用の文書管理ツールを使う方法も考えましたが、部署や事業場の構成と規程を結びつけて管理するには、独自に運用の決まりを作る必要がありました。

規程ログを選んだ理由は、部署と事業場の構成を登録したうえで規程を管理できる点でした。組織の構成を先に登録しておけば、規程を作る段階から、その規程がどの部署やどの事業場に関係するのかを整理できます。規程と組織の対応を、担当者の記憶ではなく仕組みの上に残せることを評価しました。

複数の管理者で作業できることも、決め手の一つでした。規程ログでは、管理者を複数招待し、同じ画面で規程の作成や確認を進められます。作業の途中の規程も同じ仕組みの中にあるため、誰がどの規程に取り組んでいるのかを共有しやすくなります。

さらに、規程の作成に法令チェックを使える点も重視しました。法令の改正に応じて規程を整える場面が続くなかで、条文を現行の法令や改正の内容と照らし合わせて確かめられることは、作業の確かさを高めるうえで欠かせないと考えました。

導入の検討にあたっては、管理部門だけでなく、規程の整備にかかわる担当者のあいだで画面を確かめ、部署と事業場の登録から規程の作成までの流れを確認しました。日々の業務の合間に作業を進めることになるため、操作の手順がわかりやすく、途中で作業を止めても続きから再開しやすいことも大切な点でした。

部署と事業場の登録と、3 名の管理者による分担

導入にあたって、同社が最初に取り組んだのは、部署と事業場の登録でした。管理部門、保安にかかわる部署、需要家の窓口となる部署など、実際の組織の構成に沿って部署を登録し、あわせて事業場も登録しています。規程を作り始める前に組織の全体像を仕組みの上に描いたことで、その後の整理の土台が整いました。

登録の作業では、組織図と実際の業務の流れを照らし合わせ、部署の区切り方を改めて確かめました。名称だけが残っている部署や、業務の実態が変わっている部署がないかを確認したことで、規程を整理する前提となる組織の情報も最新の状態にそろえられました。

次に、3 名の管理者を招待しました。規程の整備を一人で受け持っていた体制から、3 名で作業を分担する体制に移っています。規程ごとに中心となる管理者を決め、互いの作業を同じ画面で確かめながら進めています。

管理者が複数になったことで、作業の進み具合を共有する方法も変わりました。打ち合わせのたびに口頭で確認していた状況が、規程ログの画面で確かめられるようになり、作業の重なりや抜けにも気づきやすくなっています。

作業の途中の規程が一か所にまとまったことで、どれが最新の下書きかを迷うこともなくなりました。ある管理者が手を入れた箇所を、ほかの管理者が同じ画面で確かめられるため、確認のために文書ファイルを送り合う必要もありません。

就業規則・育児介護休業規程・カスタマーハラスメント防止規程から

規程の整備は、就業規則、育児介護休業規程、カスタマーハラスメント防止規程の 3 本から始めました。いずれも従業員の働き方に直接かかわる規程であり、法令の改正の影響を受けやすい分野でもあります。

就業規則は、すべての従業員にかかわる基本の規程です。部署や事業場によって勤務の形が異なるため、全社に共通する定めと、部署ごとの事情に応じた定めを整理しながら作業を進めています。部署と事業場を先に登録しておいたことで、どの定めがどの範囲に関係するのかを確かめながら条文を検討できます。

育児介護休業規程は、育児や介護と仕事の両立を支える制度の見直しが続いている分野の規程です。法令チェックで条文を現行の法令や改正の内容と照らし合わせ、確認が必要な箇所を把握したうえで、内容を整えています。

カスタマーハラスメント防止規程は、需要家と接する業務の多いガス事業者にとって、とくに重要な規程です。窓口や訪問の業務に携わる従業員を守るため、迷惑行為への対応の手順や相談の受け付けの体制を定める内容を検討しています。関係する部署を組織の構成から確かめられることが、この規程の整備にも役立っています。

3 本の規程は、いずれも従業員が自分で内容を確かめたい場面の多い分野でもあります。規程の内容を整えておくことで、休暇の取り方や迷惑行為を受けたときの相談先について、従業員が自分で確かめられる状態を目指しています。

整備が済んだ規程から順に公開へ

現在、同社は 3 本の規程の公開に向けた準備を進めています。法令チェックで関係する法令との整合を確かめ、管理者のあいだで内容を確認したうえで、整備が完了した規程から順に公開していく予定です。

組織の構成に沿って規程を整える方法は、今回の 3 本にとどまらず、今後のほかの規程の整備にも生かしていく方針です。規程を新たに作る際や見直す際にも、部署と事業場の構成をもとに、関係する範囲を確かめながら作業を進められます。

保安の現場と需要家の窓口が並ぶ組織では、規程が誰に関係するのかを正しく押さえておくことが、従業員に必要な規程を届けるための出発点になります。同社は、組織の構成と規程を結びつけた管理を通じて、部署や事業場の違いを踏まえた規程の運用を目指しています。

規程の整備を複数の管理者で進める体制が整ったことで、今後の法令の改正に応じた見直しにも、組織として対応しやすくなりました。担当者が交代した場合でも、規程と組織の対応や作業の経緯が仕組みの上に残るため、整備を途切れさせずに続けられます。