品質マニュアルと内部監査の規程を、規程と同じ仕組みで

この会社は、建設工事の施工を手がける建設業の事業者です。発注者や元請からの品質に対する要求が高まるなか、品質マネジメントの仕組みを整え、その運用を文書と記録で示せる体制を築くことに取り組んできました。工事の規模や種類は現場ごとに異なり、協力会社とともに施工を進める場面も多いことから、会社としての品質の考え方を誰もが同じように確かめられる状態が求められていました。

品質マネジメントの運用では、品質マニュアルと内部監査の規程が文書の柱になります。同社は 2026 年 8 月から規程ログを使い、この二つの文書をほかの社内規程と同じ仕組みで整備しています。現在は文書の作成と対象者の設定を終え、内部監査の実施に向けて内容を確かめている段階です。整備の考え方と、ここまでの歩みを順に追います。

品質を文書で示すことが求められる建設業

建設工事は、一つとして同じものがない一品生産です。現場ごとに設計図書や仕様が異なり、協力会社を含む多くの関係者が工程に関わります。どの現場でも一定の品質を確保するには、施工の計画から検査、引き渡しまでの手順を会社として定め、現場に浸透させる仕組みが欠かせません。

近年は、発注者や元請から品質管理の体制について説明を求められる場面が増えています。公共工事の入札や取引先の評価においても、品質マネジメントの仕組みを整えているかどうかが確認されることがあります。品質の方針や手順を文書として示し、その運用を記録で裏づけることは、受注の機会を保つうえでも重要になっています。

品質マネジメントの仕組みでは、品質の方針と手順をまとめた品質マニュアルと、その仕組みが定めどおりに運用されているかを社内で確かめる内部監査が中核を担います。内部監査の進め方を定めた規程は、監査員の選び方や監査の計画、指摘事項への対応の流れなどを決めるもので、品質マニュアルと一体で運用されます。

さらに、文書をどのように管理しているかも、内部監査や外部の審査で確かめられる事項です。文書が承認された内容であるか、最新の版が使われているか、古い版が誤って使われないようになっているかといった点は、仕組みの基本として問われます。監査の結果や組織の変化、取引先の要求に応じて見直しを重ね、いつ、何を、なぜ改めたのかを残していくことも求められます。

社内規程と切り離されていた品質の文書

同社では、就業規則をはじめとする社内規程と、品質マニュアルや内部監査規程とが、別々のファイルで管理されていました。品質の文書は品質管理の担当部門が中心となって作成し、社内規程は総務部門が扱うという分担が長く続いていたためです。

文書の保管場所が分かれていると、改定の経緯を一貫して残すことが難しくなります。品質マニュアルを改めた際には、どの版から何を変えたのかをファイル名や表紙の記載で区別するしかなく、過去の版との違いを確かめるには、複数のファイルを開いて読み比べる必要がありました。監査のたびに、どの版がいつから有効なのかを関係者に確かめ、ファイルの更新日をたどって経緯を整理する作業も発生していました。

また、品質の文書と社内規程の間には、本来つながりがあります。たとえば、内部監査の結果を受けた是正の手続きや、文書を承認する権限は、組織の職務分掌とも関わります。それぞれが別の場所で管理されていると、片方を改めたときにもう片方への影響を見落とすおそれがありました。

さらに、文書が誰に向けたものなのかも、ファイルからは読み取りにくい状態でした。品質マニュアルは現場の責任者から作業に携わる従業員まで幅広く関わる文書である一方、内部監査規程は監査を担う従業員や管理職に向けた性格が強い文書です。読み手の違いを文書の管理に反映できていないことも、課題の一つでした。

建設業の現場は、工期に追われる中で日々の判断が求められる場です。現場の責任者が品質マニュアルの該当箇所を確かめたいと思っても、最新のファイルがどれかがわからなければ、手元に残っている古い印刷物に頼ってしまうおそれがあります。文書の版を一つに定め、誰もが同じ内容を参照できる状態にすることは、現場の品質を守るうえでも欠かせない条件でした。監査で文書の管理を確かめる立場の内部監査規程が、管理の行き届きにくい形で保管されていることも、仕組みとしての一貫性に欠けると考えられていました。

規程とマニュアルを区別しながら一つにまとめる

同社は、品質の文書を社内規程と同じ場所で管理する方法を検討しました。共有フォルダの整理を徹底する案や、汎用の文書管理ツールを使う案も挙がりましたが、ファイルを置く場所をそろえるだけでは、改定の経緯や読み手の管理という課題は残ります。

社内で独自に文書の管理表を作り、版や改定日を記録していく方法も考えられました。しかし、管理表と文書の本体が別々になる以上、更新の漏れは避けにくく、担当者が替われば運用が途切れるおそれもあります。文書そのものと改定の記録が一体になっている仕組みが求められていました。

規程ログを選んだ決め手は、規程とマニュアルを区別したうえで、同じ仕組みの中で管理できる点でした。条文で構成される規程と、手順や説明を中心とするマニュアルとでは、文書の性格が異なります。規程ログでは、それぞれを適した種類として登録しながら、版の管理や対象者の設定といった機能を共通して使えます。

改定が版として記録される点も評価されました。文書を改めるたびに版が積み重なり、過去の内容をさかのぼって確かめられます。品質マネジメントの運用で求められる文書の改定の記録を、特別な作業を加えることなく、日々の更新の中で残せる仕組みであることが重視されました。

対象者を文書ごとに設定できる点も、同社の課題に合っていました。文書の読み手を管理の情報として持たせられれば、品質マニュアルと内部監査規程の性格の違いを、管理の仕組みの中で表せます。

品質マニュアルはマニュアルとして、内部監査規程は規程として

導入後、同社はまず二つの文書の位置づけを整理しました。品質マニュアルは、品質の方針や施工の各段階での手順、記録の残し方などを説明する文書であるため、マニュアルとして作成しました。一方、内部監査規程は、監査の目的や体制、監査員の要件、監査の手続きを条文で定める文書であるため、規程として作成しています。

作成にあたっては、それまでのファイルの内容を土台にしながら、章立てや用語を見直しました。品質マニュアルの中で内部監査に触れている箇所と、内部監査規程の条文とで表現が食い違っていないかを確かめ、両者の役割の分け方を明確にしています。

文書ごとに対象者も設定しました。品質マニュアルは施工に関わる従業員を広く対象とし、内部監査規程は監査を担当する従業員や管理職を中心に対象としています。対象者を定めておくことで、文書を公開した後に、誰が読むべき文書なのかが明確になります。

現在は、作成した文書の内容を社内で確認している段階です。品質管理の担当部門と総務部門が、それぞれの立場から内容を確かめ、表現や手順の整合を図っています。

公開の前に内容を固めるという進め方

同社が整備の過程で重視したのは、文書を急いで公開するのではなく、内容を十分に固めてから従業員に示すという進め方です。品質マニュアルは現場の作業の拠りどころとなる文書であり、公開した後に手順が頻繁に変わると、現場に混乱を招きかねません。

そのため、品質マニュアルの章ごとに、現場の実態と記載の内容が合っているかを確かめています。施工の計画や検査の記録の残し方など、現場ごとに運用の差が出やすい箇所については、複数の現場の進め方を聞き取り、会社として標準とすべき手順を見定めながら記載を整えています。

内部監査規程については、監査を担う従業員が手続きを迷わず進められるよう、監査の計画から報告、指摘事項への是正の確認までの流れを条文の順に整理しました。品質マニュアルの側では、内部監査規程を参照すべき箇所を明確にし、二つの文書を行き来しながら読めるよう構成を工夫しています。

規程ログでは、文書を改めるたびに版が記録されるため、整備の途中で内容を見直しても、それまでの検討の経緯が失われることはありません。整備の途中の文書は公開前の状態で扱われるため、検討中の内容が現場に伝わってしまうこともありません。安心して手を入れられることも、内容を固めていく作業を後押ししています。

一か所に集まったことで変わった文書の扱い

二つの文書が社内規程と同じ仕組みに収まったことで、品質の文書を探す手間がなくなりました。就業規則などの社内規程と並べて一覧で確認でき、どの文書がどの段階にあるのかを把握しやすくなっています。

改定は版として記録されるため、これから行う見直しの経緯も自然に残ります。ファイル名で版を区別する必要はなくなり、過去の内容を確かめたいときにも、記録をたどれば足りる状態になりました。

品質管理の担当部門と総務部門が同じ一覧を見ながら話し合えるようになったことも、整備の進め方を変えました。それまでは互いのファイルを送り合って確かめていましたが、現在は同じ文書を前に、表現の統一や役割の分け方を検討できます。

対象者を設定したことで、文書の読み手をあらかじめ意識しながら内容を検討できるようになった点も、整備の過程で得られた変化です。誰に向けた文書かが明確になると、説明の詳しさや用語の選び方にも統一感が生まれます。

内部監査の実施とともに文書を育てる

今後、同社は内部監査の実施に合わせて文書の見直しを進める予定です。監査を通じて手順と実態の差が見つかれば、品質マニュアルや内部監査規程を改め、その経緯を版として残していきます。監査と文書の改定を一つの流れとして回すことで、仕組みを形だけのものにしない運用を目指しています。

あわせて、施工の手順書や検査の要領など、品質に関わるほかの文書もマニュアルとして順に登録していく考えです。品質の文書を一か所に集めることで、現場の従業員が必要な手順を確かめやすい環境を整えていきます。

文書を公開する段階では、対象者に設定した従業員に向けて内容を示し、品質マニュアルが現場の日々の判断の拠りどころとして使われるよう周知を進める予定です。現場の事務所でも最新の版を確かめられる状態にすることで、古い印刷物に頼る運用をなくしていく考えです。

まだ整備の途中ではありますが、品質の文書と社内規程を同じ考え方で扱う土台はできつつあります。文書の整備は、品質マネジメントの運用を支える基盤づくりです。同社は、規程とマニュアルを同じ仕組みで管理する体制を生かし、取引先から信頼される施工の品質を継続して示していく方針です。