現場に届けたい安全衛生の規程を、対象者を決めて公開

この建設会社は、建築や土木の工事を請け負い、複数の工事の現場を同時に動かしています。従業員の多くは本社や事務所ではなく工事の現場で働いており、工事の進み具合に応じて、担当する現場や作業の内容が変わっていきます。

現場で働く従業員の安全と健康を守るため、同社は安全衛生管理規程を整え、その内容を確実に届けることに力を入れてきました。紙の配布に頼っていた周知の方法を見直し、規程ログで規程を作成して公開するまでの取り組みをご紹介します。

労働災害の防止と安全衛生の体制づくり

建設業は、ほかの業種と比べて労働災害の発生のおそれが高い業種とされています。高所での作業や重機を使う作業、仮設の構造物の組み立てなど、現場には日々さまざまな危険が伴います。労働安全衛生法でも、建設業の事業者には、現場の安全を確保するための体制づくりや、危険を防ぐための措置が求められています。

労働災害を防ぐには、現場の一人ひとりが安全にかかわる決まりを理解し、日々の作業の中で守ることが欠かせません。そのためには、会社として安全衛生の管理の体制や責任の所在、守るべき手順を明確に定め、従業員に周知しておく必要があります。

同社では、こうした考え方のもと、安全衛生管理規程を安全衛生の取り組みの柱として位置づけてきました。規程には、安全衛生の管理にかかわる責任者の役割、作業の前の確認や点検の進め方、安全衛生にかかわる教育の考え方などを定めています。

規程は、定めた内容が現場に届いて初めて意味を持ちます。同社にとっての課題は、規程の内容そのものよりも、その規程をどのようにして現場で働く従業員に届けるかにありました。

現場で働く従業員の中には、経験の長い従業員もいれば、入社して間もない従業員もいます。安全衛生の決まりを同じように理解してもらうには、誰もが同じ規程を、必要なときに確かめられる状態にしておくことが前提になると同社は考えていました。

紙で配り直していた安全衛生管理規程

同社では、安全衛生管理規程を紙に印刷して従業員に配布していました。規程を改定すると、新しい規程を印刷し直し、各現場の責任者を通じて従業員に配り直します。現場の詰所には、綴じた規程を備え付けていました。

工事の現場は、本社や事務所から離れた場所に点在しています。改定した規程を届けるには、現場ごとに必要な部数を用意し、責任者が現場を訪れる機会や、従業員が事務所に立ち寄る機会に合わせて配布しなければなりません。すべての現場に新しい規程が行き渡るまでには、どうしても時間がかかっていました。

配布の手間も小さくありませんでした。改定のたびに規程の全文を印刷し、部数を数え、現場ごとに仕分ける作業が発生します。改定の内容が一部の条文にとどまる場合でも、規程全体を差し替える必要がありました。

工事が終われば、その現場で働いていた従業員は別の現場に移ります。新しい現場に着任した従業員に、規程をどの時点で、どのように渡すかも、責任者ごとの判断に委ねられていました。

安全衛生の取り組みを続けるほど、規程の見直しの機会も増えていきます。新しい工法や機械を取り入れた場合や、現場での気づきをもとに手順を改めた場合には、その都度規程に反映させる必要があります。改定のたびに配布の手間が生じる方法では、規程を改めること自体をためらう要因にもなりかねませんでした。

現場に残る古い版と、伝わったかどうかの不安

紙の配布を続けるなかで、同社がとくに気にかけていたのが古い版の扱いでした。新しい規程を配っても、以前の規程が現場の詰所や従業員の手元に残っていることがあります。従業員が古い規程を見て、改定前の手順を正しいものと受け取ってしまうおそれがありました。

安全にかかわる手順は、わずかな違いが事故の防止に影響することもあります。作業の前の確認の方法や、異常に気づいたときの連絡の手順が改められた場合には、改定後の内容が確実に伝わっていなければなりません。古い版が残っている状態は、安全衛生の管理にとって見過ごせない問題でした。

また、規程を配布したとしても、最新の内容が現場の従業員に届いているかを確かめる手段がありませんでした。どの現場にどの版の規程が置かれているかを本社で把握し続けることは、現場の数が多いほど難しくなります。

現場の責任者にとっても、規程の差し替えは負担でした。工程の管理や安全の確認に追われるなかで、配布された規程を従業員に手渡し、古い規程を回収するところまで目を配ることは容易ではありません。周知の確実さが、責任者一人ひとりの手間と注意に左右される状態になっていました。

こうした状況を受けて、同社は、現場で働く従業員が常に最新の規程を確認できる仕組みを整えることを決めました。

対象者を決めて最新版を届けるという考え方

同社は、紙の配布に代わる方法を検討するにあたり、いくつかの選択肢を比べました。社内の共有フォルダーに規程のファイルを置く方法は手軽ですが、現場の従業員がファイルの置き場所を把握している必要があり、ファイルを差し替えたことを知らせる手段も別に用意しなければなりません。汎用の文書管理ツールでは、規程の版を追って管理したり、規程ごとに読むべき従業員を定めたりするために、独自の運用の決まりを作る必要がありました。

規程ログを選んだ理由は、対象者を指定して規程を公開し、最新の版を確実に届けられる点でした。規程ごとに、その規程を読むべき従業員を対象者として設定しておけば、対象となる従業員に向けて規程を公開できます。安全衛生管理規程であれば、現場で働く従業員に向けて公開するという形です。

公開した規程を改定すると、新しい版に置き換わります。従業員は常に最新の内容を確認することになり、古い版を参照してしまうおそれがありません。改定の経緯は版として記録されるため、いつどの条文を改めたのかを後からたどることもできます。

規程の作成から公開までを同じ仕組みで扱えることも評価しました。規程ログでは、規程の本文を作成し、内容を確かめてから公開できます。作成した規程を別の方法で配布する必要がないため、作成から周知までの流れが一つにまとまります。

現場の従業員が手元の端末から規程を確認できることも、検討のうえで重要な点でした。事務所に戻らなくても規程を確かめられれば、本社から離れた現場で働く従業員にも、同じ時点で同じ内容を届けられます。

規程ログで安全衛生管理規程を書き起こす

導入にあたって、同社は安全衛生管理規程を規程ログで作成しました。これまで紙で運用してきた規程の内容をもとに、条文を規程ログの上で書き起こし、章立てや見出しの構成を整えています。

書き起こしの作業は、規程の内容を見直す機会にもなりました。現場の実態に合っていない記述や、別紙で補足していた内容を本文に取り込むかどうかを検討し、現場で働く従業員が読んで理解しやすい構成を意識して整えています。

作成した規程は、すぐに公開するのではなく、安全衛生の管理にかかわる責任者のあいだで内容を確かめました。条文の表現が現場で誤解を招かないか、作業の手順の記述が実際の作業と合っているかを確認したうえで、公開の準備を進めています。

書き起こした規程は、紙の時代の規程と同じ内容を引き継ぎながらも、規程ログの上で版として管理される形に変わりました。今後の改定は、この規程をもとに新しい版を作成して進めていくことになります。

規程ログの上で書き起こしたことで、条文の番号や見出しの階層もそろいました。紙の規程では、改定のたびに条文の追加や削除が重なり、番号の振り方が乱れている箇所もありましたが、今回の作業で全体を整理し直しています。

現場で働く従業員を対象者に定めて公開

規程の内容を確かめた後、同社は対象となる従業員を設定しました。安全衛生管理規程は、現場で働く従業員に確実に届けるべき規程です。対象者を設定したことで、規程が誰に向けたものかが仕組みの上で明確になりました。

設定の作業では、どの従業員がこの規程を読むべきかを改めて確かめています。現場で作業に携わる従業員に加えて、現場の管理にかかわる従業員も対象に含めるなど、規程の内容と従業員の役割を照らし合わせて範囲を決めました。

対象者を設定した規程は、その従業員に向けて公開されます。従業員は規程ログで最新の安全衛生管理規程を確認でき、紙の規程が手元に届くのを待つ必要がありません。現場が本社から離れていても、同じ規程を同じように確認できるようになりました。

公開にあたっては、各現場の責任者を通じて、規程ログで規程を確認できることを従業員に伝えています。朝礼や作業の前の打ち合わせの機会を使い、規程の確認の方法と、今後の改定も規程ログで確認できることを案内しました。

新しい現場に着任した従業員にも、責任者が着任の際に規程ログでの確認の方法を伝えています。紙の規程を手渡すかどうかを責任者ごとに判断していた従来の方法と比べ、どの現場でも同じ手順で規程を案内できるようになりました。

掲示用の PDF と、安全衛生の文書の一元管理へ

工事の現場では、規程を紙で掲示することが求められる場面もあります。詰所に掲示しておけば、作業の合間に従業員が内容を確かめられ、現場を訪れる関係者にも安全衛生の取り組みを示せます。

同社では、現場で紙の掲示が必要な場合には、規程ログから安全衛生管理規程を PDF で出力して対応しています。規程ログで管理している最新の版をもとに出力するため、掲示する規程と公開している規程の内容が食い違うことがありません。

規程を改定した場合には、新しい版を PDF で出力し、掲示を差し替えています。掲示用の文書を別に作り直す必要がなく、規程ログの上の規程が常に元となる形にそろいました。

安全衛生管理規程を対象者に向けて公開したことで、同社では、現場で働く従業員が最新の規程を確認できる環境が整いました。改定は版として記録され、変更の経緯をたどれます。紙を配り直す手間も、古い版が現場に残る心配も小さくなりました。

今後は、ほかの規程も順次規程ログに登録していく予定です。安全衛生にかかわる文書を一つの仕組みで扱い、規程ごとに対象者を定めて公開することで、文書の一元管理を進めていく方針です。

工事の現場は日々変わっていきますが、現場で守るべき決まりは、常に最新の内容で一人ひとりに届いていなければなりません。同社は、規程の周知の仕組みを整えることを、労働災害の防止に向けた取り組みの一つとして位置づけ、継続して改善していきます。